Crear las categorías de gasto del taller

Arma el catálogo de categorías con el que tu taller ordena lo que sale. Las de compra de mercancía —naturaleza «Inventario»— no son categorías de gasto: las usa Compras al registrar la factura del proveedor, y la compra nunca entra como gasto.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Organizar las categorías de gasto», que de fábrica solo tiene el Administrador.
• «Gastos» viene desde el plan En marcha.
• Tu empresa nace con tres categorías del sistema: «Nómina», «Trabajos tercerizados» y «Compra de inventario». Esta última es una categoría de compra (naturaleza «Inventario»): la que la recepción de mercancía y «Registrar factura del proveedor» dejan elegida como «Categoría de la compra». En el catálogo se ve con la nota «La usa Compras» y no se ofrece al capturar un gasto. Las tres no se dan de baja.
• Las categorías se administran desde donde se usan: no hay una pantalla aparte.

Pasos#

1. En el menú, dentro de «Administración y caja», entra a «Gastos».
2. En la vista «Todos» o «Por pagar», pulsa «Categorías de gasto» en la barra de arriba.
3. Se abre el catálogo: cada renglón dice su «Nombre», su «Naturaleza» y cuántos «Gastos» tiene dentro. Para agregar una, pulsa «Nueva categoría».
4. Escribe el «Nombre», por ejemplo «Renta» o «Servicios».
5. Elige la «Naturaleza»: «Inventario», «Operación» u «Otro». Si eliges «Inventario», la pantalla te explica qué estás creando: «Compra de mercancía: entra por Compras, como factura del proveedor, y no es un gasto. Su costo se reconoce cuando la refacción se usa o se vende en una orden de trabajo». Esa categoría no se ofrecerá en «Nuevo gasto» ni en el presupuesto; la verás en el cuadro de Compras.
6. Si tu empresa tiene varias sucursales, la categoría nace para todas; activa «Solo esta sucursal» si es tuya y de nadie más.
7. Pulsa «Crear categoría».

Resultado#

Ves el aviso «Categoría creada.». Si es de «Operación» u «Otro», queda disponible al capturar un gasto, al filtrar la lista, en el presupuesto y en los reportes. Si es de «Inventario», queda disponible como «Categoría de la compra» al registrar la factura de un proveedor en Compras, y su importe nunca entra a los gastos ni se resta dos veces en el estado de resultados: ese costo sale cuando la refacción se usa o se vende.

Preguntas frecuentes#

¿Puedo crear la categoría sin salir del alta del gasto? Sí: en «Nuevo gasto», junto a «Categoría», está «Nueva categoría». Y desde Compras, al registrar la factura del proveedor, «Nueva categoría» crea directamente una categoría de compra, sin preguntarte la naturaleza.

¿Cómo la doy de baja? En el catálogo, abre el ⋯ de su renglón y elige «Borrar». Se confirma con «¿Dar de baja «…»?» y el aviso lo dice: «Deja de ofrecerse al capturar; los gastos viejos siguen diciendo de qué eran».

No me deja darla de baja. O es del sistema —«Nómina», «Trabajos tercerizados» y «Compra de inventario» no se tocan— o ya tiene gastos dentro. La columna «Gastos» te dice cuántos.

¿Puedo cambiarle el nombre o el color? Todavía no. Si el nombre quedó mal, da de baja esa categoría y crea la correcta.

¿Qué es «Marcar como mano de obra»? Es la marca que decide qué nómina se desglosa como costo visible en el estado de resultados. Está en el ⋯ de cada renglón y también en el botón «Categorías» de la vista «Presupuesto». Mal marcada, ese renglón miente: mira Ver el estado de resultados del periodo.