Pagar un gasto, completo o en abonos

Registra el dinero que salió para cubrir un gasto —todo de una vez o en abonos—, deja dicho con qué se pagó, qué día salió y si salió de la caja, y cuélgale a cada pago su comprobante.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Registrar gastos y sus pagos» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Cajero/Facturación).
• Gastos está incluido desde el plan En marcha.
• El gasto ya tiene que estar registrado: todo gasto nace pendiente y se paga después.
• Si el dinero va a salir de la caja, necesitas una caja abierta.

Pasos#

1. En el menú, dentro de «Administración y caja», entra a «Gastos». Abre el selector de vista, arriba de la lista, y elige «Por pagar»: junta todo lo que se debe, de cualquier fecha.
2. Pulsa el renglón del gasto para pagarlo; en «Todos» pasa lo mismo con cada gasto con saldo. Si el gasto tiene proveedor —los honorarios de un tercero, por ejemplo— el cuadro se titula «Registrar pago a proveedor» y dice el «Saldo de la factura»; si no, «Registrar pago» y el «Saldo del gasto». Es el mismo cuadro. Las facturas de tus compras de mercancía no están en esta lista: no son gastos, y se pagan desde Compras › «Cuentas por pagar» con este mismo cuadro.
3. En «Importe a pagar» ya viene el saldo completo. Déjalo así para saldar el gasto, o escribe lo que abonas hoy. Si ese proveedor tiene notas de crédito por aplicar, arriba verás «Este proveedor tiene $… en notas de crédito.» con el botón «Aplicar nota de crédito»: aplícala antes de pagar y el saldo baja sin que salga dinero (Registrar y aplicar una nota de crédito del proveedor).
4. En «Método», elige «Efectivo», «Tarjeta», «Transferencia», «Cheque» u «Otro». Con «Tarjeta», «Transferencia» o «Cheque» aparece «Cuenta de origen»: elige de qué cuenta de la empresa salió el dinero. Es opcional, pero con ella el pago aparece en su cuenta en el reporte por cuenta de Caja; sin ella queda en «Sin cuenta». Solo se ofrece si tu sucursal tiene cuentas bancarias dadas de alta.
5. Si el dinero sale de la caja, marca «Sale del cajón»: el pago queda en efectivo y descuenta del corte del día. Con varias cajas abiertas, elige de cuál en «Caja». Si el efectivo no estaba en la caja, no lo marques.
6. Si tienes una «Referencia», escríbela: el folio de la transferencia o el número del cheque. Revisa la «Fecha del pago»: viene hoy; si el dinero salió otro día, elige ese día en el calendario, que solo ofrece desde la fecha del gasto hasta hoy. No puede caer en un mes que ya cerraste. Con «Sale del cajón» el campo dice que es hoy: el efectivo sale del turno abierto.
7. Si tienes el comprobante de este pago —la captura de la transferencia o el recibo del proveedor—, en «Comprobante del pago» pulsa «Adjuntar comprobante» y elige el archivo; caben hasta diez por pago. Es opcional y también lo agregas después, desde el gasto.
8. Pulsa «Registrar pago».
9. Para revisar los pagos de un gasto, ábrelo: con saldo, en su «⋯» elige «Detalle»; ya saldado, pulsa su renglón. En «Pagos» está cada uno con su fecha, método, la cuenta de la que salió (del cajón dice «Cajón de caja»), referencia, comprobante e importe, y desde ahí también abonas con «Registrar pago». En la columna «Comprobante» abres los archivos de ese pago y, con «Adjuntar comprobante», le sumas el que llegó después.

Resultado#

Con un abono verás el aviso «Pago registrado.»: el gasto queda «Parcial» y la lista muestra lo pagado y el saldo que falta. Cuando el saldo llega a cero el aviso dice «Pago registrado: el gasto quedó saldado.», el gasto pasa a «Saldado» y sale de «Por pagar». Un pago que salió de la caja se distingue en la ficha con «Del cajón», y cada pago enseña sus comprobantes en su renglón, con la fecha que le pusiste. En la caja y en el reporte por cuenta, el pago de la factura de un proveedor se lee «Pago a proveedor · {proveedor}»; el de un gasto sin proveedor, «Gasto: {concepto}». En el corte del turno, los pagos de facturas de compra se suman en «Pagos a proveedores», aparte de «Gasto del cajón».

Preguntas frecuentes#

¿Puedo pagar más de lo que se debe? No. Si el importe pasa del saldo, el campo te lo avisa y «Registrar pago» se queda apagado.

¿El pago cuenta como otro gasto? No. El gasto es uno —la factura o el ticket que registraste—; el pago solo registra que salió el dinero y baja su saldo. En tus reportes el gasto aparece una vez, con la fecha del gasto; el pago aparece en la caja o en el reporte por cuenta, con la fecha del pago.

Tengo un gasto con la insignia «Compra». ¿Qué es? Un gasto capturado a mano en una categoría de compra (naturaleza «Inventario»). No es un gasto operativo: se sigue viendo para que no se pierda, pero no suma en los totales de Gastos. Las compras de mercancía se registran en Compras, como factura del proveedor.

¿El comprobante del pago es lo mismo que la factura del gasto? No. La factura o el ticket del gasto se adjuntan en «Comprobantes», abajo en la ficha, y amparan el gasto entero. El comprobante del pago es de ese pago: la captura de la transferencia, el recibo que te dio el proveedor. Si pagas en abonos, cada abono lleva el suyo.

Anulé un pago. ¿Se pierde su comprobante? No. El pago anulado conserva sus comprobantes y la anulación no lleva ninguno.

¿Y si le debo al proveedor por una compra de mercancía? Esas facturas no son gastos y no están aquí: se ven, se pagan y se abren en Compras, en «Cuentas por pagar», con este mismo cuadro, ahí titulado «Registrar pago a proveedor»: Ver y pagar lo que debes por orden de compra.

El proveedor me debe una nota de crédito. ¿La descuento del pago? No la descuentes a mano: regístrala en Compras › «Notas de crédito» y aplícala. En «Por pagar», el «⋯» del renglón ofrece «Aplicar nota de crédito» cuando el proveedor tiene notas con remanente; la factura baja su saldo, lo aplicado se ve en su ficha como «Acreditado con notas de crédito» y luego pagas solo lo que queda.

¿Qué pasa si no hay caja abierta? Verás el aviso «No hay caja abierta: el pago puede registrarse, pero no puede salir del cajón.». Si el dinero sí salió del cajón, abre la caja primero.

Me equivoqué en un pago, ¿cómo lo corrijo? Abre el gasto y, en «Pagos», abre el menú ⋯ del pago y elige «Anular pago». Escribe el «Motivo» y confirma. El pago no se borra: queda «Anulado», junto con su «Anulación», y el gasto vuelve a deber ese importe. Si había salido del cajón, el efectivo regresa a la caja abierta de hoy, así que necesitas una abierta.

¿Puedo pagarlo al registrarlo? Sí. Al crear el gasto marca «Registrar el pago en este acto»: se paga por el total. Los abonos se registran después, desde el gasto.