Suspender, archivar o dar de baja a alguien

Le quitas el acceso a quien ya no debe entrar, por unos días o para siempre, y nada de lo que esa persona hizo se pierde.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Gestionar usuarios y sus accesos». De fábrica lo tiene el Administrador. Archivar, restaurar y cambiar el nombre son solo del Superadministrador.
• La pantalla Usuarios está disponible desde el plan En marcha.
• Decide qué necesitas. Suspender es temporal: la cuenta se queda y sigue ocupando su lugar en tu plan. Desactivar es la baja de la cuenta. Archivar saca a la persona de la lista y de todos los selectores sin borrar nada, y deja de ocupar lugar en tu plan; se puede restaurar cuando quieras. Cerrar sesiones no quita el acceso: solo obliga a volver a entrar.
• A ti mismo no te puedes suspender, dar de baja ni archivar.

Pasos#

1. En el menú, bajo Personas y cuenta, abre «Usuarios» y busca a la persona.
2. Abre el «⋯» que aparece al final de la primera columna de su fila.
3. Elige lo que necesitas:
   • «Suspender», si se ausenta o quieres cortarle el acceso ya.
   • «Cerrar sesiones», si perdió su teléfono o dejó su cuenta abierta en otra computadora.
4. Lee la confirmación y pulsa el botón con el mismo nombre. Al suspender dice: «Se cierran sus sesiones y no podrá entrar hasta que lo reactives.»
5. Cuando la persona regrese, abre el mismo menú en su fila, que ahora dice «Suspendido», y elige «Reactivar»: «Volverá a poder iniciar sesión con su contraseña.» En su ficha, «Reactivar» es el botón principal.
6. Si no va a regresar, en ese mismo menú elige «Desactivar»: «Pierde el acceso y sus sesiones se cierran. Es la baja de la cuenta.»
7. Si además quieres que deje de aparecer en la lista y en los selectores de técnico, asesor o responsable, elige «Archivar», la última opción del menú. La confirmación te dice todo lo que pasa: desaparece de la lista y de los selectores, no podrá entrar, no recibe avisos y deja de ocupar un lugar en tu plan; sus órdenes, cobros, firmas, comisiones y asistencia se quedan con su nombre. Si la persona tiene un reloj, un turno o una caja abiertos, Pitflo no la archiva y te dice cuál tienes que cerrar antes.
8. Para volver a ver a los archivados, en el filtro «Estado» elige «Archivados». En la fila de cada uno, el menú ofrece «Restaurar» (también es el botón principal de su ficha): vuelve a ocupar un lugar en tu plan y entra con su contraseña de siempre; si nunca la definió, queda «Pendiente» y le reenvías la invitación. Si tu plan ya no tiene lugar libre, te pide agregarlo antes, como al invitar.
9. Para corregir cómo se llama alguien, abre su ficha desde su fila y pulsa «Cambiar» junto a «Nombre». El correo no se cambia: si cambió, archiva a la persona e invítala con el nuevo.

Resultado#

Ves el aviso de lo que hiciste («Cuenta suspendida.», «Cuenta reactivada.», «Cuenta desactivada.», «Usuario archivado.», «Usuario restaurado.», «Nombre cambiado.» o «Sesiones cerradas.») y la columna «Estado» cambia a «Suspendido», «Activo», «Desactivado» o «Archivado». Al suspender, desactivar o archivar, la persona sale en ese momento de todos sus dispositivos.

Sus órdenes, sus cobros, sus notas y su asistencia se quedan como estaban, con su nombre: retirar el acceso o archivar no borra el rastro de lo que hizo. Archivar, restaurar y cambiar el nombre quedan en la bitácora.

Preguntas frecuentes#

No encuentro «Desactivar» en alguien que está «Activo». «Desactivar» aparece cuando la persona está «Suspendido» o «Pendiente». Para dar de baja a alguien activo, primero suspéndelo y después desactívalo.

¿Puedo cancelar una invitación que nadie ha activado? Sí. En la fila de quien sigue «Pendiente», abre el menú y elige «Desactivar»: el enlace deja de servir.

Me sale «Tu cuenta debe conservar al menos un usuario activo que pueda gestionar usuarios.» Estás intentando suspender, dar de baja o cambiarle el rol a la última persona activa que puede administrar usuarios. Pitflo no lo permite para que tu empresa nunca se quede sin quien administre. Dale ese permiso a alguien más y vuelve a intentarlo.

¿La baja libera un lugar de mi plan? Desactivar y archivar sí; suspender no, porque la cuenta sigue ocupando su lugar. Cómo se refleja en tu cobro está en Dar de baja a alguien y liberar su lugar.

¿Cuál es la diferencia entre desactivar y archivar? Las dos quitan el acceso y liberan el lugar. La persona desactivada sigue apareciendo en la lista con el estado «Desactivado»; la archivada sale de la lista y de los selectores, y solo la ves con el filtro «Archivados». Ninguna de las dos borra nada.

Quise invitar a alguien y el resultado dice «Pertenece a un usuario archivado». Ese correo ya es de una persona archivada de tu empresa. No se crea una segunda cuenta: en ese mismo renglón tienes «Restaurar», y la persona vuelve con su historial.

Me sale «Antes de archivar hay que cerrar: …». La persona tiene un reloj de orden, un turno o una caja abiertos. Ciérralos (o pídele que los cierre) y vuelve a intentarlo: archivar es definitivo y no debe dejar un corte a medias.