Ver y pagar lo que debes por orden de compra

Mira de un vistazo cuánto le debes a cada proveedor, orden por orden, con el estado de cada factura; abre la ficha de cualquiera, registra cada pago y baja el Excel de tus facturas de proveedor desde la misma pantalla. La factura de una compra no es un gasto y no se ve en Gastos: su casa es esta.

Antes de empezar#

• Para ver «Cuentas por pagar» necesitas el permiso «Ver recepciones de compra» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Asesor de servicio).
• Para registrar el pago hace falta además «Registrar gastos y sus pagos» (de fábrica, el Administrador y el Cajero/Facturación). Quien ve la lista sin ese permiso encuentra «Registrar pago» a la vista pero apagado: al pasar el puntero dice por qué.
• Para «Registrar factura del proveedor» en una entrega que todavía no la tiene registrada, «Registrar recepciones de compra». «Ver factura» —la ficha completa— se abre con el mismo permiso que esta lista; el Excel pide «Exportar listados». Dentro de la ficha, pagar, anular un pago, editar y adjuntar siguen pidiendo sus permisos de Gastos.
• La compra no es un gasto: la factura del proveedor es la cuenta por pagar de la compra, clasificada por su «Categoría de la compra» en tus reportes de compras y de flujo de efectivo. El pago solo baja el saldo de esa factura y registra la salida del dinero; no crea un gasto ni toca el inventario ni su costo, que se reconoce al usar o vender la refacción.
• Las órdenes de compra están incluidas desde el plan En marcha. En el plan Arranque la sección se ve con candado.
• Lo que se debe es siempre lo de la factura del proveedor: el gasto que nació al recibir la compra. Una orden que todavía no recibiste no debe nada.

Pasos#

1. En Compras, elige «Cuentas por pagar» en el selector de sección de la barra. Cada fila es una orden de compra con saldo: el «Proveedor», la «Fecha», lo «Facturado», lo «Pagado», lo «Por pagar» y «Vence», con la etiqueta «Vencido» cuando la fecha ya pasó. Lo que vence primero va arriba. Junto al título lees cuántas órdenes son y «Debes $…»: lo que suman todas las de la lista, no solo las de la página.
2. Para acotar, pulsa «Proveedor» y elige uno, o escribe el folio de la orden, el de una de sus recepciones o el nombre del proveedor en «Buscar folio o proveedor…».
3. Pulsa la fila. La ficha dice la «Fecha» y el «Estado» de la orden y, en «Por pagar», lo «Facturado», lo «Pagado», lo que falta y la fecha en que «Vence». Debajo está cada factura de la orden: su «Recepción», la «Factura», la «Fecha», «Vence», el «Total», lo «Pagado», el «Saldo» y su «Estado»: «Pendiente» sin pagos, «Parcialmente pagada» con abonos, «Pagada» cuando ya no debe y «Vencida» si pasó su fecha y todavía debe.
4. En el renglón de la factura que debes, pulsa «Registrar pago». Se abre «Registrar pago a proveedor» —el mismo cuadro con el que pagas un gasto, con el «Saldo de la factura» arriba—: en «Importe a pagar» ya viene ese saldo —déjalo para saldarla o escribe lo que abonas—, elige el «Método» —con «Tarjeta», «Transferencia» o «Cheque» también la «Cuenta de origen»: de qué cuenta de la empresa sale el dinero; es opcional, y con ella el pago aparece en su cuenta en Caja—, marca «Sale del cajón» solo si el dinero sale de la caja, anota la «Referencia», revisa la «Fecha del pago» —viene hoy; si el dinero salió otro día, elige ese día: el calendario solo ofrece desde la fecha de la factura hasta hoy, y si sale del cajón es hoy— y, si lo tienes, adjunta el «Comprobante del pago». El renglón mismo abre «Ver factura» —su ficha completa: los pagos con su cuenta, los comprobantes de cada pago, anular un pago, las notas de crédito aplicadas y «Editar»— y, si el proveedor tiene notas de crédito por aplicar, su «⋯» ofrece «Aplicar nota de crédito», que el propio cuadro de pago te avisa con su botón: la nota baja el saldo sin que salga dinero (Registrar y aplicar una nota de crédito del proveedor).
5. Pulsa «Registrar pago» al pie del cuadro. La lista se vuelve a leer: el «Saldo» de esa factura baja, su «Estado» pasa a «Parcialmente pagada» —o a «Pagada» si la saldaste—, lo «Pagado» de la orden sube y, cuando la orden ya no debe nada, sale de la lista. En la caja y en el reporte por cuenta ese movimiento se lee «Pago a proveedor · {proveedor} · factura {folio}», y en el corte del turno se suma en «Pagos a proveedores», aparte de los gastos. La factura pagada se sigue abriendo desde su renglón, en la ficha de la orden.
6. Si una entrega aparece «Sin factura», esa deuda existe pero todavía no está registrada y no cuenta en «Debes»: pulsa «Registrar factura del proveedor» en su renglón, elige la «Categoría de la compra» —solo categorías de compra; «Compra de inventario» viene elegida— y confirma con el botón del mismo nombre. El renglón mismo abre la ficha de la recepción, con ese botón al pie. La factura queda registrada, sin pagar, lista para pagarse desde aquí; la categoría clasifica la compra en tus reportes y el inventario y su costo no se modifican. Si la entrega es de un mes que ya cerraste, la factura nace con la fecha de hoy —la entrega conserva la suya y el mes cerrado no se toca— y vence según la fecha de la factura, así que puede nacer ya vencida.
7. Para llevarte tus facturas de proveedor a Excel —una fila por factura, con el RFC y el UUID del proveedor, el total, el IVA acreditable, lo pagado, el saldo, el estado y el vencimiento—, pulsa «Facturas de proveedor» en la barra: el archivo respeta el proveedor y la búsqueda que tengas puestos. Es la otra mitad de tu DIOT: el Excel de Gastos ya no trae las compras.
8. El mismo bloque «Por pagar» vive en la ficha de cada orden. En «Órdenes de compra», abre el pedido: debajo de «Recepciones de esta orden» verás sus facturas con su «Estado», y cada renglón registra su pago o su factura del proveedor. Más abajo, «Asientos contables» enseña lo que cada hecho de la orden asentó —la compra al recibir, cada pago, cada nota de crédito— con la cuenta de tu contador: Leer los asientos contables de una compra.

Resultado#

Cada pago queda colgado de la factura del proveedor, con su fecha, su método, su cuenta, su referencia y su comprobante; todo se lee en su ficha con «Ver factura». Una orden deja de aparecer en «Cuentas por pagar» cuando todas sus facturas están pagadas y ninguna de sus entregas está sin factura registrada; sus facturas pagadas siguen en la ficha de la orden.

Preguntas frecuentes#

¿Por qué sale una orden que dice «Cancelada»? Porque se canceló lo que faltaba por llegar, no lo que ya recibiste, y eso sigue debiéndose. La lista va por la deuda, no por el estado de la orden.

¿Qué es una «Compra directa»? Una compra registrada sin orden de compra que todavía se debe. Aparece con el folio de su recepción, para que ninguna deuda quede fuera.

¿Por qué «Debes» no cuadra con lo que veo en las filas? Porque solo suma lo registrado: una entrega «Sin factura» aparece en la lista para que la completes, pero no entra en la suma hasta que le registras la factura del proveedor.

¿Puedo pagar la orden completa de un golpe? No. Los pagos van contra cada factura del proveedor, que es el gasto de cada entrega; la orden solo suma lo de sus facturas. Si una orden llegó en dos entregas, son dos facturas y dos pagos.

Registré el pago: ¿la compra se cuenta dos veces? No. La compra se registró una sola vez, como factura del proveedor, y no es un gasto: el inventario ya tiene las piezas y su costo se reconoce al usarlas o venderlas. El pago solo baja el saldo de esa factura y registra la salida del dinero.

¿Puedo poner la fecha en que de verdad pagué? Sí: en «Fecha del pago» del cuadro, antes de registrarlo. No puede ser futura ni anterior a la fecha de la factura, ni caer en un mes que ya cerraste; si el dinero sale del cajón, es hoy.

Pulso una factura y se abre su ficha, no el pago. El renglón abre «Ver factura»; el pago es su botón «Registrar pago». Si está «Pagada» o «Cancelada» no lo trae: no hay nada que pagar. Si sale apagado, pasa el puntero encima: casi siempre es que tu rol no tiene «Registrar gastos y sus pagos».

¿Y si la entrega es de un mes ya cerrado? Puedes registrar la factura igual: nace con la fecha de hoy, la entrega conserva su fecha y el mes cerrado no se toca; el vencimiento se cuenta desde la fecha de la factura, así que puede nacer ya vencida. La ficha lo dice bajo la «Fecha del gasto».

¿Por qué una factura baja de saldo sin ningún pago? Porque se le aplicó una nota de crédito del proveedor. Ábrela con «Ver factura»: lo aplicado se ve como «Acreditado con notas de crédito», con cada aplicación en «Notas de crédito aplicadas».

¿Dónde quedó la factura en Gastos? Ya no está ahí: la compra de mercancía no es un gasto operativo y no suma en Gastos; su ficha, sus pagos y su Excel viven aquí. En Gastos sigue lo que no se guarda ni se vende: renta, honorarios, consumibles.

Tengo muchas órdenes. ¿Cómo encuentro una? La lista va por páginas y «Buscar folio o proveedor…» busca en el servidor sobre todas, sin distinguir acentos; con solo dígitos, el folio exacto de la orden o de una recepción (Buscar y filtrar en cualquier lista).