Registrar y aplicar una nota de crédito del proveedor

Registras la nota de crédito que el proveedor te emitió —por una devolución, un descuento o un error de su factura—, la aplicas a las facturas que todavía le debes y ves cuánto saldo a favor te queda con él.

Antes de empezar#

• Para ver «Notas de crédito» necesitas el permiso «Ver recepciones de compra» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Asesor de servicio); para registrar o completar una nota, «Registrar recepciones de compra»; para cancelarla, «Cancelar recepciones de compra».
• Para aplicarla a una factura —o anular una aplicación— hace falta «Registrar gastos y sus pagos» (de fábrica, el Administrador y el Cajero/Facturación): es la misma persona que paga.
• Las compras están incluidas desde el plan En marcha.
• La nota la emite y timbra el proveedor; aquí solo se registra. Su XML es un CFDI de egreso: el XML de una factura no entra aquí, y el de una nota no entra en «Registrar compra».
• Una nota solo se aplica a facturas del mismo proveedor y de esta sucursal; un gasto corporativo no la admite.

Pasos#

1. En Compras, abre el selector de sección y elige «Notas de crédito». Cada fila es una nota: el «Proveedor», el «Folio del proveedor», la «Fecha» del comprobante, el «Total», lo «Aplicado», lo que queda «Por aplicar» y su «Estado»: «Borrador», «Registrada» o «Cancelada». Junto al título lees cuántas son y «Por aplicar $…»: lo que suman las registradas con remanente de toda la lista, no solo de la página.
2. Pulsa «Registrar nota de crédito». Si tienes el XML del proveedor, pulsa «Cargar XML» y elígelo: se llenan el «Proveedor» (casado por su RFC), el «Folio del proveedor», el «Folio fiscal (UUID)», la «Fecha del comprobante», el «Subtotal», el «IVA», el «Total» y los «UUID relacionados». Si esa nota ya estaba registrada te lo dice, y si relaciona una factura que le debes te la señala con su saldo.
3. Sin XML, captúrala a mano: elige el «Proveedor», escribe el «Folio del proveedor» o el «Folio fiscal (UUID)» —al menos uno—, la «Fecha del comprobante» y los tres importes. El subtotal más el IVA tienen que dar el total; si no, el campo te lo marca.
4. Si quieres, escribe «Notas» y adjunta el XML, el PDF o la foto del papel en «Adjuntos». Pulsa «Registrar nota de crédito»: verás «Nota de crédito A3 registrada.» y se abre su ficha.
5. Para aplicarla, en su ficha pulsa «Aplicar a una factura». Elige la «Factura» entre las que le debes a ese proveedor y revisa el «Importe a aplicar»: ya viene el mayor posible —el menor entre el saldo de la factura y lo disponible de la nota— y la pista te enseña los dos números. Pulsa «Aplicar nota de crédito».
6. También puedes aplicarla desde la factura. En Gastos, en «Por pagar», abre el «⋯» del renglón y elige «Aplicar nota de crédito»: solo aparece cuando ese proveedor tiene notas por aplicar. Lo mismo en el «⋯» de cada factura de «Cuentas por pagar» y de la ficha de la orden de compra. Y al pulsar «Registrar pago» —en Gastos, «Pagar»—, si el proveedor tiene notas, el cuadro «Registrar pago a proveedor» te avisa «Este proveedor tiene $… en notas de crédito.» con el botón «Aplicar nota de crédito».
7. Para deshacer una aplicación, abre la nota —o el gasto— y en el «⋯» de esa aplicación elige «Anular aplicación», con su motivo. El saldo vuelve a la factura y lo disponible a la nota.

Resultado#

La factura baja su saldo sin que salga dinero de la caja ni del banco: lo aplicado se ve en su ficha como «Acreditado con notas de crédito» y en «Notas de crédito aplicadas», y si el saldo llega a cero la factura queda «Saldado». La nota enseña lo «Aplicado» y lo que sigue «Por aplicar», y ese remanente aparece como «Saldo a favor» del proveedor en Compras › Proveedores.

Preguntas frecuentes#

¿Qué es una nota en «Borrador»? Nació de una devolución con reembolso «Nota de crédito», por el importe que acordaste. Todavía no se puede aplicar: ábrela y pulsa «Completar» para capturar el comprobante del proveedor, con «Cargar XML» o a mano. Si el total del comprobante no coincide con lo acordado, manda el comprobante y te avisa la diferencia.

Me dice «Ese XML no es una nota de crédito (egreso): si es una factura, cárgala en Registrar compra.». Cargaste el XML de una factura. La factura entra en «Registrar compra»; aquí solo entran notas de crédito.

Me dice «Esa nota de crédito ya está registrada para ese proveedor.». Una nota viva de ese proveedor ya tiene ese UUID, o el mismo «Folio del proveedor» en esta sucursal. Búscala en la lista por su folio o su UUID: no la registres dos veces.

No veo «Aplicar nota de crédito» en una factura. Aparece solo cuando el proveedor de esa factura tiene notas registradas con remanente, la factura sigue debiendo y es de esta sucursal. Si tu rol no tiene «Registrar gastos y sus pagos», la encuentras apagada con la razón.

¿Puedo cancelar una nota ya aplicada? No. «Cancelar nota de crédito» se apaga y te dice cuántas aplicaciones vivas tiene: anúlalas primero y entonces la cancelas, con su motivo.

¿Aplicar una nota cuenta como pago? En la caja, no: no mueve la caja ni el banco y no aparece en el corte; solo baja lo que le debes a esa factura, y por eso en la ficha del gasto va aparte de lo «Pagado». Para el IVA, sí: aplicarla a una factura distinta de la que la originó extingue esa parte de la deuda, así que el día de la aplicación la parte que la nota cubre pasa de «IVA acreditable por pagar» a «IVA acreditable», en la proporción de esa factura y al centavo; si anulas la aplicación, el asiento se deshace en su fecha. Lo ves en Leer los asientos contables de una compra.

La nota es de un mes que ya cerré. ¿Qué pasa? Se registra con su fecha, la del comprobante, pero su asiento y su efecto en el IVA caen en el día en que la registras, igual que un gasto generado de un mes cerrado: la ficha de la nota lo dice («Asentada el …: la nota es del …, de un mes cerrado.») y queda en la bitácora. Con el mes abierto, la nota se asienta en su propio mes.

Tengo muchas notas. ¿Cómo encuentro una? La lista va por páginas, con los filtros «Proveedor» y «Estado», y el buscador «Buscar folio, proveedor o UUID…» busca en el servidor sobre todas; con solo dígitos busca el folio exacto. Cómo se maneja cualquier lista: Buscar y filtrar en cualquier lista.