Bajar cualquier lista a Excel

Te llevas a Excel la lista que tienes enfrente, con tus columnas, tu filtro y tu orden.

Antes de empezar#

• Cada lista pide el permiso de exportar de su módulo: «Descargar listados y exportes» para inventario, catálogo y gastos; «Exportar el padrón de clientes» para clientes y vehículos; y el suyo para facturación, cobranza, caja, comisiones y asistencia. El Administrador los tiene todos de fábrica y el Cajero los de caja, facturación y cobranza.
• Sin el permiso, el botón «Exportar» no aparece en esa lista.
• Disponible en todos los planes. Ojo: para bajar gastos, caja o facturación necesitas antes el plan que abre esos módulos, que es En marcha.

Pasos#

1. Abre la lista y déjala como quieres el archivo: busca, pon los filtros, ordena por la columna que te importa y enciende o apaga columnas.
2. Pulsa «Exportar», a la derecha de la barra de la lista.
3. En varias listas de la flotilla —el padrón de unidades, los documentos— el botón abre un menú de dos opciones: «Columnas visibles» baja lo que ves y «Todas las columnas» baja el catálogo completo. En el taller baja directo lo visible.
4. Espera un momento: el archivo lo arma el servidor. Si tu filtro trae hasta 5,000 filas, al terminar aparece el aviso «Descargamos tu archivo.» y tu navegador guarda el Excel con el nombre de la lista y la fecha del día.
5. Si tu filtro trae más de 5,000 filas —en tu sucursal, en Empresa o en casi todas las listas de Pitflo Fleet—, el aviso dice «Es un archivo grande: lo armamos aparte y te avisamos cuando esté listo.» Sigue trabajando: cuando esté listo, la campana te avisa y el archivo te espera en «Mis descargas». Llegas con el botón «Mis descargas» del mismo aviso o pulsando tu nombre, al pie del menú.

Resultado#

Tienes un archivo de Excel (.xlsx) con tus columnas visibles, tu filtro y tu orden, y con todas las filas del filtro: no solo las que cabían en la página. Si eran más de 5,000, lo bajas de «Mis descargas» durante siete días (en Fleet, la de tu flotilla).

Preguntas frecuentes#

¿Baja solo lo que veo en pantalla? No. Baja todas las filas que trajo tu filtro. Hasta 5,000 filas llega al momento y, si son más, se arma aparte y llega completo a «Mis descargas». En Pitflo Fleet pasa igual en casi todas sus listas; los reportes de su biblioteca se bajan desde su propio «Exportes» en Reportes.

Pulsé «Exportar» y me dice que ya hay uno armándose. Mientras se arma un archivo de esa lista no se arma otro igual: el aviso dice «Ya hay un exporte de esta lista armándose: lo encuentras en «Mis descargas».» Bájalo de ahí cuando esté listo; después puedes pedir otro.

Mi archivo trae más de un millón de filas. Excel aguanta poco más de un millón de filas por hoja, así que el archivo se parte en hojas de un millón cada una y la primera hoja lo dice.

En mi archivo las columnas de dinero salen vacías. Es tu permiso: quien no puede ver costos o montos en pantalla tampoco los recibe en el archivo. La columna baja, pero sin cifras.

¿Queda registrado quién se llevó la lista? Sí. Cada descarga se anota en «Auditoría» con tu nombre y la fecha: en el filtro «Familia» vive bajo «Exportes», como «Exportes de pantalla».

¿Qué listas se pueden bajar? Clientes, vehículos, catálogo de productos y de servicios, inventario y sus movimientos, gastos, remisiones, facturas, cobranza, cuentas de caja, cortes de comisiones, asistencia, usuarios, la bitácora y las listas de Pitflo Fleet.