Cargar tus datos desde Excel al arrancar

Traes de golpe a Pitflo lo que tu taller ya tenía en hojas de cálculo, sin teclear registro por registro.

Antes de empezar#

• Cada carga pide el mismo permiso que el alta a mano: «Dar de alta clientes y vehículos», «Editar el catálogo de productos» (productos y proveedores), «Ajustes de existencias y conteos» y «Cobrar órdenes». El asistente solo ofrece lo que tu rol puede cargar.
• Disponible en todos los planes.
• Carga en este orden para que nada quede huérfano: primero proveedores y productos, después existencias; primero clientes, después cuentas por cobrar.
• Puedes hacerlo en varias tandas y en distintos días.

Pasos#

1. En Clientes, pulsa «Importar». El mismo botón está en Vehículos y en Catálogo.
2. En «¿Qué vas a importar?» elige una de las cinco tarjetas: «Clientes y vehículos», «Productos», «Proveedores», «Existencias iniciales» o «Cuentas por cobrar». Si entraste desde Clientes o desde Vehículos, el asistente ya viene con «Clientes y vehículos» elegido.
3. Pulsa «Descargar plantilla» y llénala en Excel. Trae los encabezados, una fila de ejemplo y una hoja de instrucciones por columna.
4. Arrastra tu archivo lleno a «Arrastra tu archivo aquí» o pulsa «Elegir archivo». Se admiten Excel (.xlsx) y CSV de hasta 5 MB. Si tu archivo trae más de 5,000 filas, lee «Si tu archivo trae más de 5,000 filas», abajo.
5. Lee la «Revisión»: dice cuántas filas están «A crear», cuántas «A omitir» y cuántas vienen «Con error». Todavía no se guardó nada.
6. Pulsa el botón que dice cuántas filas va a crear —«Importar 240 filas», por ejemplo— y deja la pestaña abierta mientras avanza.
7. Cuando aparezca «Importación terminada», revisa el conteo de creadas, omitidas y rechazadas y entra a ver el resultado con «Ver clientes», «Ver catálogo» o «Ver existencias».
8. Para la siguiente tanda, pulsa «Importar otra entidad».

Si tu archivo trae más de 5,000 filas#

Un archivo grande no se revisa ni se carga mientras miras: Pitflo lo guarda, lo trabaja aparte y te avisa en la campana. Puedes cerrar la pestaña y seguir con lo tuyo.

1. Súbelo igual que cualquier otro, en el paso 4.
2. Cuando la revisión esté lista, la campana te avisa, por ejemplo: «Ya está la revisión de tu archivo de Clientes y vehículos: 19,900 filas a crear y 100 con errores. Entra a confirmarla.» Pulsa el aviso: te lleva al asistente, a esa misma importación.
3. Lee la «Revisión» como en el paso 5 y confirma con el botón que dice cuántas filas va a crear.
4. La carga corre aparte, por tandas de 500 filas. Al terminar, la campana te avisa otra vez: «Terminó tu importación de Clientes y vehículos: de 20,000 filas, 19,850 creadas, 100 omitidas y 50 rechazadas.» Pulsa el aviso para ver el resultado y lo que se quedó fuera, como en el paso 7.

Si algo impide terminarla, el aviso dice «Tu importación de Clientes y vehículos no se pudo terminar: entra a ver por qué.» y el asistente te dice qué pasó.

Resultado#

Tu taller queda sembrado: los clientes con sus vehículos agrupados por correo o teléfono, el catálogo con sus precios, las existencias de arranque con su costo y la cartera lista para cobrarse en caja.

Preguntas frecuentes#

Solté el archivo fuera de «Arrastra tu archivo aquí» y no pasó nada. Es lo esperado: si fallas el blanco, el navegador ya no abre la hoja de cálculo ni te saca de la pantalla. Vuelve a soltarlo dentro de la zona o pulsa «Elegir archivo».

¿Se guarda algo antes de que yo confirme? No. La revisión es un ensayo en seco: lee todo tu archivo, te enseña fila por fila qué va a pasar y espera tu confirmación. Si algo no te cuadra, pulsa «Elegir otro archivo» y vuelves a empezar.

Se me cerró la pestaña a media carga. Con un archivo de hasta 5,000 filas, vuelve a entrar y sube el mismo archivo: la pantalla reconoce la carga a medias y la reanuda donde se quedó, sin duplicar lo que ya entró. Uno más grande no depende de tu pestaña: se sigue cargando aparte y la campana te avisa al terminar.

Subí dos veces el mismo archivo. ¿Se duplican mis clientes? No: lo que ya existe se omite, y el resumen final dice cuántas filas se omitieron.

¿Hay un tope de filas? No. Lo único que acota tu archivo es su tamaño: hasta 5 MB. Si pasa de ahí, la pantalla te dice «El archivo pasa de 5 MB.»: pártelo en varios y súbelos en tandas.

¿Conviene probar con pocas filas? Sí: sube diez, revisa el resultado en la lista y después el archivo completo.

¿Puedo cargar clientes flotilla? Sí. La plantilla de «Clientes y vehículos» trae tres columnas opcionales: «Tipo de cliente», donde escribes Individual o Flota (vacía es Individual), y, para el vehículo de cada fila, «N.º de flota» y «Responsable de la unidad». El tipo se fija al crear al cliente y después no se cambia: lo da la primera fila de ese cliente que lo dice, y si el cliente ya existía en Pitflo se queda con el suyo —la revisión te lo advierte—. El número y el responsable piden marca y modelo en su fila: sin vehículo, la fila sale con error en esa columna.

¿Qué pasa con la marca y el modelo de los vehículos que importo? Entran tal cual los escribiste y se proponen al catálogo de Pitflo; cuando los aprueben, tus vehículos quedan ligados a la marca y el modelo del catálogo sin que hagas nada, igual que cuando das de alta un coche a mano.