Cómo ver la antigüedad de saldos y el estado de cuenta

Al terminar sabes cuánto te debe cada cliente y desde cuándo, y le puedes mandar su estado de cuenta por correo.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Ver la cartera de cuentas por cobrar» (de fábrica lo tienen el Administrador y el Cajero/Facturación).
• Plan «En marcha» o superior.
• Todos los montos los calcula el servidor, en pesos y centavos: esta pantalla no suma nada.

Pasos#

1. En Facturación, en el selector de arriba, elige «Antigüedad».
2. Lee la matriz: un renglón por cliente y una columna por edad de la deuda —«0–30», «31–60», «61–90» y «90+»— más su «Total». Al pie, «Total general».
3. Acota lo que ves con el buscador «Buscar cliente con saldo…» y con el filtro «Cartera» («Todas» o «Solo flotillas»). Cuando hay flotillas, el encabezado dice además el «Comprometido por flotillas».
4. Pulsa el renglón de un cliente para abrir su detalle: «Los papeles que suman su saldo, del más viejo al más nuevo», con «Origen» («Factura», «Remisión» o «Saldo inicial»), «Folio», «Emitida», «Vence», «Edad» y «Saldo».
5. Para mandárselo, pulsa «Estado de cuenta»: se abre con su «Periodo», el «Saldo anterior», los «Cargos», los «Abonos» y el «Saldo final», y el movimiento a movimiento con su saldo corrido. Si el cliente tiene notas de crédito con dinero a favor, arriba de los movimientos ves «Saldo a favor del cliente» con lo «Disponible hoy» y, nota por nota, cuánto se le devolvió por caja, cuánto se aplicó a otras facturas y a cuáles. Desde ahí, «Enviar por correo» o, en la flecha, «Descargar PDF».

Resultado#

Ves de un vistazo quién te debe y desde cuándo, y el cliente recibe el documento que su contabilidad pide para poder pagarte. El aviso confirma a qué correo se fue.

Preguntas frecuentes#

¿Qué entra en la antigüedad? Tres carteras: las facturas vigentes con saldo, las remisiones con saldo y los saldos iniciales que cargaste al arrancar con Pitflo. Por eso el total de aquí puede ser mayor que el de «Cuentas por cobrar», que solo mira lo facturado.

¿Por qué mi columna de 90+ está en rojo? Porque el color acompaña a la edad: a los 31 días todavía no aprieta, pasados los 60 se pinta ámbar y pasados los 90, rojo suave. Es la lectura que se hace con el teléfono en la mano.

«Nadie debe nada». Ese vacío lo explica: «Ni facturas, ni remisiones, ni saldos iniciales con saldo pendiente.»

Puse «Solo flotillas» y no sale nadie. El mensaje lo dice: «Ninguna flotilla debe nada; quita el filtro para ver toda la cartera.»

¿Qué es el movimiento «Saldo a favor aplicado»? Un pago hecho con el saldo a favor de una nota de crédito (Aplicar el saldo a favor de un cliente a otra factura). Lleva el mismo importe como cargo y como abono y no mueve el saldo corrido: la nota ya había abonado; el renglón solo dice a qué factura se aplicó.

¿El estado de cuenta lleva mi logo? Sí: sale del membrete de la sucursal, el mismo de la remisión.

El cliente de flotilla me pide el corte del mes. Es exactamente este documento; y si además quieres una sola factura por todas sus entregas, se hace en Cómo facturar varias entregas en una sola factura.

¿La matriz o la lista tienen algún tope? No. La matriz suma toda tu cartera —facturas, remisiones y saldos iniciales con saldo— y la lista de clientes va por páginas. Al buscar con «Buscar cliente con saldo…», el «Total general» y las columnas de abajo son los de los clientes que encontraste; «Comprometido por flotillas» se mide siempre sobre toda la cartera. El estado de cuenta trae todos los movimientos del periodo que pides. La búsqueda no distingue acentos: Buscar y filtrar en cualquier lista.