Leer los asientos contables de una compra

Al terminar sabes qué asienta cada compra —al recibirla, al pagarla y al aplicarle una nota de crédito— y con qué cuentas de tu contador, sin esperar al cierre del mes.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Ver las cifras del mes, la póliza generada y el registro de activos» (de fábrica lo tiene el Administrador). Para el bloque de la ficha de la orden basta «Ver recepciones de compra».
• La pestaña «Asientos de compras» es del plan Pro, como la póliza; la pantalla lo dice con su candado. El bloque de la ficha de la orden abre desde el plan En marcha, el de las órdenes de compra.
• Para que cada renglón traiga su cuenta, mapea en «Cuentas» los conceptos «Proveedores (cuentas por pagar)» e «IVA acreditable por pagar», además de «Inventario», «IVA acreditable», «Caja» y cada banco. Sin mapeo los asientos salen igual, con «Sin cuenta» en ese renglón.

Cómo funciona#

Cada compra deja un asiento por hecho, partida por partida. Se calcula al momento de leer, con las cuentas que tengas mapeadas ese día; nada se guarda ni se reescribe. Con una factura de $116.00 ($100.00 más $16.00 de IVA):

• Al recibir la mercancía con su factura: cargo a Inventario $100.00, cargo a IVA acreditable por pagar $16.00 y abono a Proveedores $116.00. Una entrega sin factura del proveedor registrada todavía no asienta: la deuda nace con la factura.
• Al pagar $58.00: cargo a Proveedores $58.00 y abono al banco o a la caja de la que salió el dinero; y $8.00 de IVA pasan de «IVA acreditable por pagar» a «IVA acreditable», en la misma proporción que usa la póliza de egresos.
• La nota de crédito del proveedor, de $23.20: si nació de una devolución o su comprobante relaciona la factura, asienta una sola vez, al registrarla y con su fecha: cargo a Proveedores $23.20, abono a Inventario $20.00, y sus $3.20 de IVA bajan de donde estén: de «IVA acreditable por pagar» lo que la factura todavía debía ese día, de «IVA acreditable» lo que ya estaba pagado. Una nota sin factura de origen asienta al aplicarse, por lo aplicado, con el IVA a «por pagar».
• Al aplicar una nota a otra factura del mismo proveedor, eso cuenta como pago de esa factura: el día de la aplicación, por la parte que la nota cubre, cargo a IVA acreditable y abono a IVA acreditable por pagar, en la proporción de esa factura y al centavo. Anular la aplicación lo deshace en su fecha.
• Un pago anulado, una aplicación anulada o una compra cancelada dejan el asiento inverso, con su propia fecha.

La póliza del mes no cambia: sigue asentando la compra en base pagada. Si tu contador arma sus pólizas con estos asientos, que no tome de la mensual la categoría de compra «Compra de inventario»: en Pitflo la factura de una compra no es un gasto —vive en Compras › «Cuentas por pagar», no en Gastos— y su costo se reconoce al usar o vender la refacción.

Pasos#

1. En el menú, bajo Administración y caja, abre «Contabilidad» y cambia a la pestaña «Asientos de compras». Cada renglón es un asiento: la «Fecha» del hecho (la de la factura en la compra recibida; con su hora en los pagos y en las notas de crédito), el «Tipo» —«Compra recibida», «Pago», «Reverso de pago», «Nota de crédito aplicada», «Reversa de nota de crédito» o «Cancelación de la compra»—, el proveedor con su orden de compra, su recepción y su factura, y el «Importe».
2. Pulsa el renglón para abrirlo. Verás sus partidas: el «Concepto», la «Cuenta» de tu contador o «Sin cuenta», el «Cargo» y el «Abono», y abajo las «Sumas iguales».
3. Para acotar, pulsa «Fecha» y elige «Este mes», «Mes pasado», «Últimos 30 días» o «Últimos 90 días»; pulsa «Proveedor» para ver solo los de uno; o escribe el folio de la orden de compra en «Folio, p. ej. A12» y pulsa «Buscar». Los filtros de proveedor y de orden aparecen solo si tu rol también tiene «Ver existencias y catálogo de productos» (el filtro de proveedor) y «Ver recepciones de compra» (el de orden de compra).
4. Si falta mapear un concepto, arriba lo dice: «Conceptos sin cuenta mapeada: …», con «Ir a Cuentas». Mapéalo y vuelve: los asientos de ayer salen ya con su cuenta.
5. Con muchos asientos la lista va por páginas: pulsa «Cargar más» al final para seguir.
6. Los asientos de una sola orden también están en su ficha. En Compras, abre la orden: debajo de «Por pagar» está «Asientos contables», con los mismos renglones. Mientras no has recibido nada con factura, el bloque dice «Los asientos nacen al recibir con su factura.»

Resultado#

Puedes comprobar el flujo contable de cualquier compra sin esperar al cierre: qué se cargó y qué se abonó al recibir, al pagar y al devolver, con las cuentas de tu despacho. Tu sistema también puede leerlos por la API, en el recurso «Asientos de compras» (Elegir qué expone tu API y cambiarlo después).

Preguntas frecuentes#

¿Por qué una compra no aparece? Porque todavía no tiene factura: la entrega «Sin factura» no asienta. Regístrale la factura del proveedor (Ver y pagar lo que debes por orden de compra) y el asiento aparece con la fecha de la factura.

La compra es de un mes cerrado y el asiento sale con la fecha de hoy. Es correcto: si registraste la factura de una entrega de un mes ya cerrado, la factura nace fechada el día en que la registraste y el asiento lleva esa fecha. Lo mismo con una nota de crédito del proveedor fechada en un mes que ya cerraste: conserva su fecha, pero su asiento y su IVA caen en el día en que la registras, y la ficha de la nota lo dice. El mes cerrado no se toca.

¿Dónde quedan estos asientos en la póliza del mes? No cambian la póliza mensual, que sigue en base pagada. Son otra lectura, por orden de compra, para quien lleva la compra por devengo: la compra a inventario, no a gasto.

Mapeé la cuenta después. ¿Tengo que regenerar algo? No. Los asientos se calculan cada vez que los lees, con el mapeo de ese momento: en cuanto mapeas, los de ayer salen completos.

¿Qué es el texto que sale al abrir el asiento, como «compra A-31 · F-7701 · OC A-12»? La referencia con la que viaja a tu contador y a la API: la recepción, la factura del proveedor y la orden de compra; si la compra se capturó desde el XML, también el folio fiscal del CFDI.