Cómo emitir una nota de crédito

Al terminar, la factura tiene una nota de crédito timbrada que baja su saldo o deja dinero a favor de tu cliente, y, si fue una devolución, las piezas están de vuelta en tu almacén.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Cancelar CFDI, nota de crédito y remisión con cobros». De fábrica solo lo tiene el Administrador.
• Plan «En marcha» o superior.
• La factura está «Vigente». Contra una factura cancelada no se acredita.
• Te queda al menos un timbre: la nota de crédito gasta uno.

Pasos#

1. En Facturación, busca la factura en el «Libro de ventas» y pulsa su fila.
2. Pulsa la flecha que está junto a «Cerrar» y elige «Nota de crédito».
3. En «Por qué acreditas», elige «Devolución» si el cliente regresó las piezas, «Descuento» si le rebajas el precio o «Bonificación» si es una cortesía por una queja.
4. Escribe el motivo en «Cuéntalo en tus palabras», el campo que está debajo de esas opciones. Es obligatorio y sale impreso en el PDF de la nota. El «Cuéntalo en tus palabras» del final del diálogo es otro: una nota opcional que va al expediente.
5. En «Qué acreditas», escribe la cantidad a acreditar en cada concepto; los que dejes vacíos no se tocan. Cada renglón te dice cuánto facturaste: no puedes pasar de ahí, y sí admite fracciones.
6. Pulsa «Emitir la nota de crédito» y confirma.

Resultado#

Ves el folio de la nota y con cuánto saldo queda la factura. En el «Libro de ventas» la nota aparece como «Nota de crédito», y el comprobante de la factura la lista en «Notas de crédito de esta factura», con su «Acreditado» y su «Saldo» al día. Con una devolución, la pantalla te dice cuántas piezas volvieron al almacén.

Preguntas frecuentes#

La factura ya estaba pagada. ¿Qué pasa con el dinero? La pantalla te avisa cuánto le debes a tu cliente: «La factura ya estaba cobrada, así que esto no baja un saldo: es dinero que sale de tu caja.» Ese saldo a favor tiene dos salidas, y las dos descuentan de la misma cuenta: entregárselo en efectivo desde «Caja del día» con «Devolver al cliente», o aplicarlo como pago de otra factura suya desde «Cobrar» (Aplicar el saldo a favor de un cliente a otra factura). En la ficha de la nota, «Saldo a favor del cliente» lleva la cuenta: «Devuelto por caja», «Aplicado a facturas» y «Pendiente».

¿Hay un tope para la nota? Sí: ninguna nota pasa del total de la factura menos las notas anteriores. Como se acredita por cantidad, cada renglón te dice cuánto facturaste y no deja pasar de ahí; si aun así el total se pasara, la pantalla rebota con «Acreditarías más de lo que facturaste. Una nota corrige una venta; no la invierte.».

La factura es a crédito y ya emití complementos de pago. No hace falta cancelar ni reemitir nada: los complementos documentan pagos que sí ocurrieron. La nota baja el saldo hacia adelante y el siguiente complemento parte del saldo ya acreditado. Si la nota rebasa lo que faltaba por pagar, ese excedente queda como saldo a favor del cliente.

¿Por qué se acredita por cantidad y no por importe? Porque así el IVA se recalcula concepto por concepto y nunca acreditas de más. Si necesitas rebajar solo una parte, usa una fracción de la cantidad.

¿Cuál clase regresa las piezas al almacén? Solo «Devolución». Un descuento o una bonificación no mueven inventario. Si alguna pieza no pudo regresar sola, la pantalla te lo dice para que la ajustes a mano.

¿Sirve para corregir el RFC o el nombre del cliente? No. Eso se hace con «Corregir factura».