Cómo emitir la factura global del periodo

Al terminar tienes una sola factura que ampara lo que cobraste en el periodo a clientes que no pidieron factura a su nombre.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Emitir la factura global del periodo» (de fábrica solo lo tiene el Administrador).
• Disponible desde el plan En marcha.
• Tu sucursal ya tiene su sello y sus series, y te queda al menos un timbre: cerrar gasta uno. Si falta algo, el botón sale apagado y la pantalla dice por qué.
• Registra antes los cobros pendientes: la global se arma con lo cobrado completo, no con lo entregado. Sin cobros, la pantalla dice «No hay nada que amparar en este periodo» y no ofrece el botón.

Pasos#

1. En el menú, entra a Facturación. Arriba de la lista, abre el selector «Facturación» y elige «Factura global».
2. Junto al título ves el periodo. De entrada es «El que corre»; para cerrar el que ya terminó, pulsa «Filtros» y en «Periodo» elige «El anterior». Ahí mismo está la «Periodicidad» de tu sucursal («Mensual» si no la has cambiado).
3. Revisa «Entran al periodo»: cada renglón es una orden con su «Base», su «IVA trasladado» y su «Total», y en el encabezado está el «Total del periodo», que suma el periodo entero, no solo lo que tienes en pantalla. Si son muchas, la lista va por partes: muévete con «Anterior» y «Siguiente» en su pie. Pulsa un renglón para ver la orden.
4. Baja a «No entran». Debajo de cada folio está su motivo: «Es a crédito», «Todavía no está liquidada», «Ya tiene su factura», «Ya va en otra global», «No tiene importe que amparar», o que el cliente ya tiene datos fiscales. Esta lista también va por partes, con su propio «Anterior» y «Siguiente»; cuando hay más de un motivo, pulsa «Filtros» y elige uno en «Por qué no entra» para ver solo ésas.
5. Si echas de menos una orden, escribe su folio en «Buscar folio de orden…» (la que se entregó con remisión sale en «Entran al periodo» con el folio de la remisión). Si no está en ninguna lista, no tiene cobros en el periodo: regístralos y vuelve.
6. Con la lista completa, pulsa «Cerrar el periodo y timbrar».
7. Lee la pregunta «¿Cerrar …?» con el nombre del periodo y confirma con «Cerrar el periodo y timbrar». El aviso te recuerda que gasta un timbre y que sacar después una orden te costará tres.

Resultado#

Ves el aviso «Factura global timbrada: …» con su folio, y la factura queda en el «Libro de ventas» como cualquier otra. Las órdenes que amparó pasan a «No entran» con el motivo «Ya va en otra global»: no se facturan dos veces.

Preguntas frecuentes#

¿Tengo que marcar en cada orden que es para el público en general? No. La orden de un cliente sin datos fiscales entra sola en cuanto queda cobrada completa de contado. Si le capturas su RFC y su régimen, sale de la lista para que se la factures a su nombre.

Entregué el coche y la orden no está en «Entran al periodo». ¿Por qué? Porque la global cuenta lo cobrado, no lo entregado. Con un abono pero sin liquidar, está en «No entran» como «Todavía no está liquidada»; al registrar lo que falta, sube a la otra lista.

¿El «Total del periodo» es lo que va a decir la factura? Sí, al centavo. El IVA se calcula una sola vez sobre la suma de las bases de cada tasa, igual que lo calcula el servicio de timbrado, y luego se reparte entre los renglones. Por eso el «IVA trasladado» de un renglón puede quedar un centavo arriba o abajo de su base por la tasa, y aun así la suma de los renglones da el total exacto.

Ya cerré y un cliente me pide su factura. ¿Se puede? Sí: se saca su orden de la global y se le factura a su nombre, pero cuesta tres timbres. Conviene capturar sus datos fiscales antes de cerrar.