Aplicar el saldo a favor de un cliente a otra factura

Al terminar, la factura del cliente queda pagada —completa o en parte— con el dinero que su nota de crédito le dejó a favor, sin que salga ni entre un peso de la caja.

Antes de empezar#

• Para cobrar la factura de una orden (desde «Cuentas por cobrar», Cobros o la orden) necesitas el permiso «Cobrar órdenes»; para la factura de una flotilla, «Aplicar cobros contra facturas (incluida la de flotilla)». De fábrica los tienen el Administrador y el Cajero/Facturación.
• Plan «En marcha» o superior.
• El cliente tiene saldo a favor: una nota de crédito sobre una factura que ya estaba cobrada. Lo ves en la columna «Saldo a favor» de «Cuentas por cobrar» y en «Saldo a favor del cliente» de la ficha de la nota.
• La factura que vas a pagar es del mismo cliente y de esta sucursal, está vigente y todavía debe algo. Una remisión sin factura no admite saldo a favor: se cobra con dinero, como siempre.

Pasos#

1. En Facturación, entra a «Cuentas por cobrar» y busca la factura que quieres pagar. En su renglón, «Saldo a favor» dice cuánto tiene el cliente a su favor.
2. Pulsa su fila. Se abre «Registrar el pago».
3. En «Con qué paga», elige «Saldo a favor». Debajo lees cuánto tiene a favor por notas de crédito. Esta pregunta solo aparece cuando el cliente tiene saldo a favor; si no, el diálogo es el de siempre.
4. Si el cliente tiene varias notas con saldo, elige en «Nota de crédito que se aplica» cuál usas. Cada opción dice cuánto le queda y a qué factura acredita. Con una sola nota ya viene elegida.
5. Revisa «Cuánto aplicar». Ya viene el mayor importe posible: el menor entre lo que le queda a la nota y lo que debe la factura. La pista debajo del campo te enseña los dos números. Puedes bajarlo; si lo subes de más, el campo te lo marca.
6. Pulsa «Aplicar saldo a favor».

Resultado#

Ves el aviso «Saldo a favor aplicado.». El «Te deben» de la factura baja al momento y, si llegó a cero, la factura sale de la lista. En la orden, dentro de «Cobro y factura», el pago aparece en «Pagos de esta orden» como «Saldo a favor · NC-4», con el folio de la nota que lo pagó. En la ficha de la nota, «Saldo a favor del cliente» muestra «Devuelto por caja», «Aplicado a facturas» y «Pendiente»; y en el estado de cuenta del cliente el movimiento se llama «Saldo a favor aplicado».

Preguntas frecuentes#

¿También puedo hacerlo desde la orden? Sí. En la orden, en el panel «Cobro y factura», «Registrar el pago» hace la misma pregunta «Con qué paga» cuando la orden ya tiene factura vigente y el cliente tiene saldo a favor.

El saldo a favor no alcanza para toda la factura. Aplica lo que haya y registra el resto con otro pago: el diálogo lo dice, «Lo que falte se cobra aparte, con otra forma de pago.». Son dos pagos, no uno mixto.

¿Entra a la caja o al banco? No. Es un pago por compensación: no aparece en el corte del día ni en el «Reporte por cuenta», porque ese dinero ya había entrado cuando se cobró la primera factura. Sí cuenta como cobrado de la factura: baja su saldo y se ve en «Cuentas por cobrar», en la antigüedad y en el estado de cuenta.

La factura es a crédito. El pago lleva su complemento de pago como cualquier otro, con la forma de pago «Compensación» del SAT. Lo emites desde «Complementos de pago», igual que siempre.

Me equivoqué de factura o de importe. En la orden, en «Pagos de esta orden», pulsa «Anular el pago» y escribe por qué. Si la factura es de una flotilla, ábrela desde su renglón en el «Libro de ventas»: en «Pagos de esta factura» está el mismo «Anular el pago» (con el permiso «Cobrar órdenes»). El saldo a favor de la nota vuelve a quedar disponible. Si ese pago ya tiene su complemento timbrado, primero hay que cancelar el complemento; el sistema te lo dice.

Prefiero devolverle el dinero en efectivo. Puedes: en «Caja del día», «Devolver al cliente» ofrece lo que le queda a la nota, ya descontado lo que aplicaste. Lo aplicado y lo devuelto por caja salen de la misma cuenta, así que nunca se entrega dos veces.

¿Puedo aplicarlo a una factura de otra sucursal o de otro cliente? No. El saldo a favor solo paga facturas del mismo cliente y de la misma sucursal.