Diseñar la carátula y la hoja trasera

El documento del cliente tiene dos hojas de papel: la carátula —la hoja 1, la que se imprime de frente— y la hoja trasera —lo que va detrás, con tus términos y condiciones—. Aquí armas las dos con acabado de formato: barras de sección, columnas con anchos, campos con origen y las respuestas del ingreso.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Crear y editar sucursales (el alta ajusta licencia y cobro)» con alcance de «Toda la empresa». De fábrica lo tienen el Superadministrador y el Administrador.
• Elegir una plantilla y publicarla está en todos los planes. Mover bloques, cambiar filas y el tema pide el plan En marcha: sin él, el diseñador se ve, pero inerte detrás del candado.
• Conviene leer antes Diseñar el documento que se lleva el cliente: las tres zonas, el guardado automático y «Publicar» son los mismos.

Pasos#

1. En el menú, en el grupo «Empresa», entra a «Documento del cliente». En la franja de arriba eliges la hoja que editas, «Carátula» u «Hoja trasera», y, en la carátula, cómo verla: «Impreso» (el papel) o «Celular» (como la abre tu cliente).
2. Arma la carátula por filas. Con «Agregar fila» creas una; en su panel eliges «Columnas» (de 1 a 4), los «Anchos de las columnas» —presets como «8 · 4» o «6 · 3 · 3», o «Personalizado» en doceavos que suman 12—, el «Título de la fila» y el «Marco»: «Ninguno», «Línea», «Caja» o «Barra». La barra lleva el título dentro, como las secciones de un formato impreso.
3. Llena las celdas con los bloques del grupo «Orden e ingreso». «Campo con origen» pinta una etiqueta y un dato: en «Origen» eliges del taller, de la orden, del cliente, de quien trajo el vehículo, del vehículo, del presupuesto, de los pagos o una pregunta del ingreso; la «Etiqueta del campo» es opcional y el «Acomodo» puede ser «En línea», «Apilado» o «Casillas» (para sí / no y la forma de pago). «Datos de ingreso» pinta las respuestas del formulario de ingreso en «Columnas», «Todas las preguntas del ingreso» o solo las que elijas. Todo bloque dice en su panel «Lee de: …».
4. Dale el acabado en «Documento»: «Estilo de los bloques» → «Hoja (formulario)», el «Color de acento», las «Barras de sección» («Oscuras» o «Del color de acento»), la «Densidad», el «Papel» y los «Márgenes (mm)». Luego afina los bloques que lo piden: en «Membrete» el «Rótulo del documento» (por ejemplo «Orden de servicio»); en «Folio y fechas» el «Acomodo» «Caja de orden»; en «Vehículo» el «Medidor de combustible» y la «Silueta de daños»; en «Presupuesto» las «Líneas en blanco bajo la tabla» («Llenar la hoja» o «Número fijo») y la «Tira de autorización»; el bloque «Totales del presupuesto» con «Desglosar por tipo»; y en «Pie legal» «Página n de N» y el «Número de registro del contrato».
5. Las inspecciones no se colocan en la carátula: salen solas, en hojas aparte, una por cada etapa que el tablero marcó visible. En «Documento» › «Hojas de inspección» eliges su «Estilo» («En lista», «Checklist» o «En tabla»), «Con fotos» y «Con severidad».
6. Pasa a «Hoja trasera». Si todavía no tienes una, pulsa «Agregar hoja trasera» para empezar en blanco o «Empezar con un texto de ejemplo»: trae seis cláusulas de muestra que empiezan diciendo que son un texto de ejemplo para que lo sustituyas por el de tu taller antes de publicar. Los términos van en el bloque «Texto libre»: en su panel, «Tamaño del texto» se elige en puntos, como en Word —de 6 a 22 pt—; para que un texto largo quepa en una hoja, baja a 7 u 8 pt (el ejemplo viene a 8). El papel y el PDF lo imprimen a ese tamaño exacto; en el celular de tu cliente lo más chico sube a un mínimo legible. La trasera cabe en una página: la línea «Hasta aquí cabe» te lo marca y, si se desborda, el diseñador no deja publicar y te lo dice.
7. En «Documento», bajo «Hoja trasera», elige «En el PDF»: «Detrás de cada hoja» (detrás de la carátula y de cada hoja de inspección, para que el dúplex salga bien) o «Solo detrás de la carátula». La pantalla lo advierte: el dúplex lo activa la impresora del taller; un PDF no lo fuerza. «Quitar la hoja trasera» la retira.
8. Mira «Celular» para ver cómo se acomoda en el teléfono: por omisión la carátula se acomoda sola a una columna, tal como la ve el cliente. Si quieres otro acomodo, pulsa «Diseñar un acomodo propio para el celular»; «Usar el acomodo automático» lo regresa.
9. Pulsa «Vista previa» para ver las hojas tal como se imprimen —cambia entre «Impreso» y «Celular»—. Dentro, «Vista previa de impresión» abre el PDF real de la orden más reciente con el diseño publicado; se abre desde el documento de una sucursal y pide que esa orden ya tenga su enlace compartido. Cuando esté listo, pulsa «Publicar».

Resultado#

El PDF sale en este orden: carátula → trasera → una hoja por inspección visible → trasera (o la trasera solo detrás de la carátula, según lo que elegiste). «Página n de N» cuenta la carátula y las hojas de inspección; la trasera no. La hoja 1 siempre se llena: las líneas en blanco del presupuesto absorben lo que sobra y el pie queda abajo; con muchas partidas la tabla continúa en otra página con su encabezado. En el enlace del cliente se ve la carátula, luego las hojas de inspección y la trasera una sola vez, al final.

Preguntas frecuentes#

¿Tengo que armar todo esto a mano? No. «Plantilla de partida» › «Pitflo» es ya una carátula compacta con acabado de impresión: membrete y caja de orden, consumidor, vehículo con silueta y medidor, datos de la operación, presupuesto con totales y tira de autorización, forma de pago, autorización con firmas y pie. Parte de ahí y cambia lo que quieras.

Mi diseñador dice que mi diseño es una plantilla Pitflo anterior. Es el aviso de que hay una Pitflo nueva. Pulsa «Aplicar la Pitflo nueva» si quieres el formato de orden de servicio; si no, tu diseño sigue tal cual.

¿Dónde quedó el bloque «Inspecciones»? Ya no existe: las inspecciones salen en sus propias hojas y se ajustan en «Documento» › «Hojas de inspección». Lo que tenías publicado se sigue pintando.

No encuentro «Tipografía» en el tema. Con «Hoja (formulario)» la letra es siempre la del formato; la tipografía del tema solo aplica en «Tarjetas».

No me deja publicar. Lee el aviso: «No se publicó: la hoja trasera no cabe en una página.» o «No se publicó: al acomodo del celular le falta lo que el cliente decide en el enlace.» En el primer caso acorta la trasera; en el segundo, agrega al acomodo del celular el presupuesto, los términos o los consentimientos que falten, o vuelve al acomodo automático.

¿Y la hoja trasera para una sola sucursal? Igual que todo el documento: una sucursal con documento propio lo arma en «Datos del taller» › «Documento del cliente», con las mismas dos hojas.