Qué ve tu cliente en el reporte

Conoce el documento que le mandas a tu cliente: qué lee, en qué orden y qué puede hacer desde su celular. El enlace se organiza en tres pestañas —«Orden de servicio», «Presupuesto» e «Inspecciones»— con tu logo, el folio, el vehículo y el estado de la orden siempre arriba. La carátula que se describe es el diseño de fábrica; si tu empresa publicó el suyo, el orden de sus secciones es el que armaste en «Documento del cliente».

Antes de empezar#

• El cliente no necesita cuenta ni contraseña: abre el enlace y ya. Tú lo generas desde la orden (ver Compartir el reporte con tu cliente).
• Ver el documento está en todos los planes. Que el cliente apruebe, posponga o rechace el presupuesto y acepte los términos desde el enlace pide el plan En marcha; en Arranque la pestaña «Presupuesto» le dice que esas decisiones se registran en el taller.
• Solo salen las preguntas con «Sale en el reporte» encendido y las etapas cuya columna tiene activo «La inspección de esta etapa se le muestra al cliente».
• El enlace abre en la pestaña que toca: en «Presupuesto» si hay trabajos por autorizar; si no, en «Inspecciones» cuando hay una inspección más reciente que la última decisión, o en «Orden de servicio». Al compartirlo puedes elegirla tú.
• El enlace se abre siempre en claro, aunque el teléfono o la app estén en modo oscuro: es un documento, no una pantalla de la app.

Pasos#

Recorre el enlace como lo hace tu cliente en el celular.

1. Arriba, en las tres pestañas, va la cabecera: tu logo, el nombre de tu taller, «Orden de servicio A-1034», la línea «marca modelo · año · placas» y el estado de la orden —«Pendiente de autorización» mientras haya trabajos por decidir, «Presupuesto cerrado» si ya se facturó, o la etapa en la que va: «En diagnóstico», «En reparación», «Listo para entrega»…—. A la derecha, «Descargar PDF» e «Imprimir». Debajo, la tira de pestañas: «Orden de servicio» · «Presupuesto» (con cuántos trabajos esperan su decisión) · «Inspecciones» (con cuántas hay). En el celular la tira se queda pegada arriba mientras baja.
2. «Orden de servicio» es la carátula tal como la diseñó tu empresa, en lectura: el rótulo «Orden de servicio», tu membrete y la caja de la orden («Orden», «Expedición», «Sucursal», «Asesor»); «Datos del cliente (consumidor)»; «Identificación y recepción del vehículo» con la silueta de daños del ingreso y el medidor de combustible; «Datos de la operación» con las respuestas del formulario de ingreso que marcaste «Sale en el reporte» —lo no contestado va en blanco, como en papel—; el «Presupuesto» con cada partida y su estado; «Forma de pago y anticipo»; y «Autorización» con tus términos, los consentimientos que tu taller pide y las firmas. Al final, la hoja trasera si tu documento la tiene. Arriba, una banda dice si el documento ya quedó sellado en recepción —«Documento firmado en recepción el … · firma electrónica de …», «… en papel» o «Documento sellado al pasar a …»— o «Aún en recepción».
3. Los términos y los consentimientos se leen y se contestan en esa misma pestaña, con el nombre del cliente, como siempre. Lo que NO hay ahí son los botones del presupuesto: la carátula se conserva tal cual se firmó y las decisiones viven en «Presupuesto».
4. «Presupuesto» reparte los trabajos en tres grupos. «Autorizado en recepción» son los que quedaron autorizados al dejar el coche, con su fecha y la insignia «Autorizado». «Trabajos adicionales pendientes» trae cada trabajo nuevo con su descripción, «tipo · cantidad · precio», su importe y los botones «Aprobar», «Posponer» y «Rechazar». «Trabajos autorizados posteriormente, pospuestos o rechazados» muestra lo ya decidido con «Cambiar» mientras la decisión siga abierta.
5. A la derecha —abajo, en el celular— va «Resumen del presupuesto» con «Total propuesto», «Total autorizado», «Por autorizar (sin IVA)» y, si lo hay, «Importe rechazado» (los totales van con IVA; los importes de cada trabajo, sin IVA, y la caja lo dice al pie); la caja «Tu selección» cuenta lo que el cliente va marcando y el botón «Confirmar decisiones» abre el resumen con el «Importe que se autorizará» y el campo «Nombre de quien autoriza». Si el precio de un trabajo cambió desde que lo vio, el resumen lo marca como «Importe actualizado · antes …»: vale el del resumen. En el celular esa caja es la barra pegada abajo. Debajo, «Orden original de recepción · Ver documento» lleva a la pestaña «Orden de servicio». Cómo decide, paso a paso, en Que el cliente apruebe desde su celular.
6. Al final de la pestaña, «Historial de autorizaciones» se despliega con un renglón por cada autorización —fecha y hora, quién autorizó, cuántos conceptos y el importe autorizado— y, dentro, cada concepto con su decisión. Lo autorizado en recepción va arriba.
7. «Inspecciones» trae una tarjeta por etapa visible: «Hoja de inspección · Recepción», con «Orden», «Etapa», «Fecha y hora», los contadores «Urgentes», «Con atención» y «En orden», y cada «Punto revisado» con su «Respuesta», su «Comentario» y sus fotos y videos. Con varias etapas, arriba hay un chip por etapa para saltar a ella.
8. «Descargar PDF» abre un menú con cuatro documentos: «PDF · Orden de servicio», «PDF · Presupuesto» (el mismo PDF del presupuesto que tú descargas desde la orden), «PDF · Inspecciones» y «PDF · Expediente completo». «Imprimir» imprime el PDF de la pestaña abierta —el mismo de «Descargar PDF»— y lo dice: «Imprimir: Presupuesto».

Resultado#

Tu cliente entiende qué encontraste, qué le propones y qué decidió, y puede volver al mismo enlace cuando quiera: es su expediente. La orden que firmó en recepción se conserva tal cual; cada autorización posterior queda registrada con nombre, fecha e importe en el historial, y lo que decide desde ahí —confirmar sus decisiones, aceptar los términos, contestar los consentimientos— llega a la orden al instante.

Preguntas frecuentes#

¿Puede ver mis costos o mis notas internas? No. Al documento nunca salen los costos, los márgenes, las notas internas ni los datos fiscales: de cada partida solo ve el precio de venta.

¿Por qué no puede aprobar desde la carátula? Porque la carátula es la orden que firmó al dejar el coche y se conserva intacta. Todo lo que decide después se hace en «Presupuesto» y queda como constancia aparte, con su nombre y su fecha: una sola puerta para decidir y ningún documento que cambie después de firmado.

¿Qué es la «orden original de recepción»? La carátula tal como quedó al sellarse: cuando el cliente aceptó los términos desde el enlace, cuando tú registraste «Firmada en papel» en «Otras acciones» de la orden o, si nadie firmó, cuando la orden salió de Recepción. La banda de arriba dice cuál fue y lleva la «Huella del documento», un código corto con el que la copia impresa se coteja con la guardada. Lo que el cliente autorizó mientras el coche estaba en Recepción sale como «Autorizado en recepción»; lo que autoriza después, como trabajo adicional.

En la computadora se ve distinto. Con pantalla ancha la carátula se pinta a tamaño de papel y el presupuesto lleva su resumen a la derecha; en el celular todo va en una columna, con la tira de pestañas pegada arriba y la barra «Tu selección» abajo. Es el mismo enlace.

¿Qué ve si revoqué el enlace? «Este reporte no está disponible» y «Si crees que es un error, contacta a tu taller.» Tampoco puede descargar el PDF.

¿Por qué no aparece una pregunta que sí contestó el técnico? Porque esa pregunta tiene apagado «Sale en el reporte», o la columna de esa etapa tiene apagado «La inspección de esta etapa se le muestra al cliente». Ambos se cambian en la configuración del tablero.

Mi carátula no se parece a esto. Tu empresa publicó su propio diseño, o conserva el de «Tarjetas» (el reporte de siempre, con «Reporte de servicio» y el pie «Documento emitido por …»). Las pestañas «Presupuesto» e «Inspecciones» son iguales para todos; qué pinta cada bloque de la carátula se decide en Diseñar el documento que se lleva el cliente.