Pedir una pieza para una orden

Cuando el coche necesita una pieza que no tienes ni vas a tener en anaquel, la pides para esa orden: al llegar, sale directo al coche con el costo de la factura y no ensucia tus existencias, tus mínimos ni tu rotación.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Registrar recepciones de compra» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Asesor de servicio). Para dar de alta la pieza al vuelo hace falta además «Editar el catálogo de productos».
• Las órdenes de compra están incluidas desde el plan En marcha. En el plan Arranque la pantalla se ve con candado.
• La pieza tiene que estar aprobada por el cliente para que al llegar salga a la orden. Si la orden ya se entregó o facturó cuando llega la pieza, su costo también va a esa orden: se pidió para ese coche y el cliente ya la pagó (lo normal es que la entrega ya la haya descargado sin existencia y la compra solo le ponga el costo).

Pasos#

1. Entra a Compras y pulsa «Nueva orden de compra». Elige el «Proveedor».
2. En la línea, busca el «Producto». Si la pieza no existe en tu catálogo, elige «Crear «…»»: se abre el alta con lo mínimo —nombre, precio y su categoría y subcategoría, que son obligatorias— y la pieza queda elegida al guardar.
3. Teclea la «Cantidad» y, debajo, en «Orden», busca la orden de servicio por folio, placa o cliente.
4. Revisa «Para la orden»: si la orden ya pide esa pieza en su presupuesto, viene con lo que le falta; si no la pide, viene con la cantidad completa y Pitflo te avisa que se agregará al presupuesto de esa orden al emitir. Lo que no vaya para la orden se lee al lado como «Al anaquel: …». Pedí 3, 1 es para la orden y 2 al anaquel: funciona.
5. Pulsa «Emitir la orden».
6. Si después cambias de idea, abre el pedido en «Órdenes de compra»: la columna «Para la orden» dice a qué órdenes va cada partida, y «Editar reparto» lo cambia mientras el pedido siga en «Pendiente».
7. Cuando llegue el proveedor, recibe contra el pedido como siempre. En cada línea, antes de pulsar «Recibir», se lee «Al recibir, N van directo a … y el resto al anaquel».
8. Abre la orden de servicio y entra a «Almacén»: la pieza aparece surtida, con la insignia «Sobre pedido · OC A2».

Resultado#

Lo que iba para la orden salió directo a ella en el momento de recibir, con el costo de esa factura, y cuenta en el «Costo real de lo surtido» de la orden y en Compras. No entró a existencias, no cuenta para los mínimos ni para la rotación ni para el valor del inventario. Lo que iba al anaquel entró como cualquier compra.

Cada pieza que pediste para una orden —llegara o no— tiene su renglón en Inventario › «Sobre pedido», con su estado: por recibir, surtida a la orden, parcial, en el anaquel con su porqué, pasada a inventario o cancelada. En Compras, el filtro «Con piezas sobre pedido» enseña los pedidos que las traen. Y si TODAS las unidades de un producto fueron a órdenes y no le quedó anaquel, el producto queda marcado «Sobre pedido» en Existencias y no cuenta en «Bajo mínimo».

Preguntas frecuentes#

El cliente ya no quiso la pieza. ¿Qué hago con ella? En la sección «Almacén» de la orden, en la fila marcada «Sobre pedido», pulsa «Pasar a inventario». La pieza vuelve al anaquel con su capa de costo y el producto deja de ser «Sobre pedido».

Recibí y una parte «para la orden» se quedó en el anaquel. ¿Por qué? Porque en ese instante la orden no la podía recibir y Pitflo te lo dijo con su motivo —la línea espera aprobación, ya no existe o ya no pide más—, o porque quien recibió marcó «No se usó: al anaquel». Esas piezas entraron al anaquel y en Inventario › «Sobre pedido» el renglón dice «En el anaquel: …» con ese porqué; cuando la orden esté lista, súrtelas desde su «Almacén» como siempre.

¿Puedo cancelar una recepción cuyas piezas ya salieron a una orden? No mientras estén en la orden: primero devuélvelas desde la orden (o pásalas a inventario) y luego cancela la recepción.

Los pedidos que generé desde los faltantes, ¿también surten directo? Sí. Vienen con el reparto ya puesto —«Para la orden» es lo que cada orden pidió— y al recibirlos las piezas salen a esas órdenes. Si prefieres que un pedido reponga anaquel, quita el reparto con «Editar reparto» antes de recibirlo.