Registrar después la factura del proveedor de una compra

Una compra que se capturó sin registrar la factura del proveedor no se queda coja: desde la propia recepción registras su cuenta por pagar, con las mismas cifras que habría tenido si la hubieras marcado al recibir.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Registrar recepciones de compra» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Asesor de servicio). Es la misma celda con la que se captura la compra.
• Las compras vienen desde el plan En marcha.
• La acción solo aparece en una recepción vigente que no tiene su factura registrada: la que se recibió sin folio ni total de factura. Si ya la tiene —aunque esté cancelada— o si la recepción está cancelada, no se ofrece.
• La factura de una compra no es un gasto: es la cuenta por pagar de la compra. Por eso no aparece en Gastos; su casa es Compras › «Cuentas por pagar».
• Registrar la factura no mueve el inventario ni su costo: las piezas ya entraron al capturar la compra. Lo que nace aquí es la deuda con el proveedor. El costo de la refacción se reconoce cuando se usa o se vende en una orden de trabajo.

Pasos#

1. En Compras, elige «Recepciones» en el selector de sección de la barra.
2. Abre el «⋯» de la fila de la compra y pulsa «Registrar factura del proveedor». La misma acción está en la ficha de la compra, como botón principal junto a «Cancelar recepción».
3. Lee el cuadro «Registrar factura del proveedor · {folio}». Dice el «Proveedor», la «Factura» y el «Total de la factura» —el total con IVA que se selló al capturar, con su IVA aparte— y lo explica arriba: «La cuenta por pagar de esta compra se registra por el total de la factura y vence según los días de crédito del proveedor. La categoría se utilizará para clasificar la compra en tus reportes; el inventario y su costo no se modificarán.» Nada de eso se edita aquí: es la compra que ya entró.
4. Elige la «Categoría de la compra». Solo ofrece categorías de compra —de naturaleza «Inventario»— y «Compra de inventario» viene elegida; si la que necesitas no existe y tienes el permiso «Organizar las categorías de gasto», créala ahí mismo con «Nueva categoría»: nace como categoría de compra, sin preguntarte la naturaleza, y queda elegida. El botón se queda apagado hasta que haya una.
5. Pulsa «Registrar factura del proveedor».

Resultado#

Ves el aviso «Factura del proveedor registrada por $…» y la fila deja de ofrecer la acción; en la ficha de la compra aparece el renglón «Factura registrada». La factura nace como cuenta por pagar exactamente como la crea la captura: sin pagar, por el total con IVA, con el concepto «Compra a {proveedor}», el folio de la factura como referencia y el vencimiento que dan los días de crédito del proveedor (a contado, sin vencimiento). Aparece en Compras › «Cuentas por pagar» con su estado «Pendiente»; desde ahí la pagas, completa o en abonos, con «Registrar pago», y abres su ficha con «Ver factura». En Gastos no se ve ni suma: no es un gasto operativo; la categoría de la compra la clasifica en tus reportes de compras y de flujo de efectivo.

Preguntas frecuentes#

¿Por qué nace sin pagar? Para que el pago caiga en el día en que de verdad sale el dinero, igual que la factura que se registra al capturar la compra. Si ya le pagaste al proveedor, registra el pago con la «Fecha del pago» en que salió.

Me dice «Esa recepción ya tiene su gasto.». Alguien registró la factura antes que tú, o la compra se capturó con factura (folio o total) y la cuenta por pagar nació sola. Búscala en Compras › «Cuentas por pagar» por el proveedor o el folio. Una recepción solo tiene una factura registrada, aunque se haya cancelado.

Me dice «Esa recepción ya se canceló.». Una compra cancelada no registra factura. Si la vuelves a capturar, la factura sale con la captura nueva.

¿Puedo cambiar el importe o el concepto? Aquí no: el importe es el de la factura que ya capturaste y el concepto se escribe solo. Después lo editas desde su ficha, en Compras › «Cuentas por pagar» con «Ver factura».

¿Qué categoría le pongo? La que use tu contador para las compras de mercancía; de fábrica es «Compra de inventario». Solo clasifica la compra en tus reportes: la factura es la misma con cualquiera, y nunca entra como gasto.

¿No debería ser un gasto? No. Una compra de mercancía va al inventario y se vuelve costo cuando la refacción se usa o se vende; pagar la factura solo salda la deuda. Gasto es lo que no se guarda ni se vende: la renta, los honorarios, el jabón.

La compra es de un mes que ya cerré. ¿Puedo registrar la factura? Sí. Nace con la fecha de hoy —el mes cerrado no se toca y la compra conserva su fecha— y vence según la fecha de la factura y los días de crédito del proveedor, así que puede nacer ya vencida. En la ficha del gasto lo verás dicho bajo la «Fecha del gasto»: «Generado el …: la recepción … es del …, de un mes cerrado». Lo que sí rebota con «Esa fecha cae en un mes ya cerrado y declarado…» es capturar una compra fechada en un mes cerrado, o registrar la factura cuando el mes de hoy también está cerrado.