Recibir la mercancía contra el pedido

Cuando llega el proveedor, recibe contra su orden de compra: la captura llega con lo pendiente ya escrito y el pedido lleva la cuenta de lo que falta.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Registrar recepciones de compra» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Asesor de servicio). Para cancelar lo que ya no va a llegar hace falta «Cancelar recepciones de compra» (de fábrica, el Administrador).
• Las órdenes de compra están incluidas desde el plan En marcha. En el plan Arranque la pantalla se ve con candado.
• El pedido tiene que estar en «Pendiente».

Pasos#

1. En Compras, en «Órdenes de compra», abre el pedido del proveedor que llegó. Para encontrarlo rápido, pulsa «Filtros» y en «Estado» elige «Pendiente».
2. Revisa en la ficha lo «Pedido», lo «Recibido» y lo «Pendiente» de cada producto, y pulsa «Recibir contra pedido».
3. Se abre «Registrar compra» con el proveedor ya puesto y cada línea con su pendiente escrito. Corrige la «Cantidad» con lo que de verdad llegó, y quita con la × («Quitar línea») lo que no vino en esta entrega. Si la partida va para una orden de servicio, debajo de la cantidad se lee «Al recibir, N van directo a … y el resto al anaquel» y cada orden tiene su renglón —«N para C-108: a la orden»— con la liga «No se usó: al anaquel» para la pieza que ya no va al coche (por ejemplo, la orden ya se entregó y el cliente no la quiso); «A la orden» deshace la marca.
4. Revisa el «Costo unit.» de cada línea: viene con el costo estimado del pedido. Pon el de la factura, sin IVA y con los decimales que traiga el papel —hasta seis—; el «Importe» de la línea se redondea a centavos, como en la factura.
5. Completa la «Factura» y la «Fecha de la factura»; el «IVA de la factura» y el «Total de la factura» vienen calculados sumando los importes de las líneas, ya redondeados a centavos, y los corriges si el papel dice otra cosa. Con folio o total, la factura del proveedor se registra sola con su «Categoría de la compra», como en cualquier compra.
6. Pulsa «Recibir».

Resultado#

Las piezas del anaquel entran a existencias; las que iban para una orden salen directo a ella en ese mismo acto, con el costo de esta factura, y Pitflo te lo dice al guardar («N pieza(s) se surtieron directo a …»). La entrega queda en «Recepciones», con la columna «OC» que enlaza al pedido; en la ficha de la entrega, el folio del pedido abre la orden y «PDF de la OC» baja el pedido para cotejarlo con la factura. En la ficha del pedido, «Recepciones de esta orden» lista cada entrega y cada línea enseña lo que sigue pendiente. Cuando ya no queda nada por llegar, el pedido pasa solo a «Recibida». Debajo, en «Por pagar», la factura de esta entrega aparece con su saldo, su estado y el botón «Registrar pago»; si la recibiste sin registrar la factura del proveedor, la verás «Sin factura» con «Registrar factura del proveedor». Cómo se paga lo que debes por orden: Ver y pagar lo que debes por orden de compra. Esa entrega con su factura deja también su asiento —cargo a Inventario e IVA acreditable por pagar, abono a Proveedores— en el bloque «Asientos contables» de la misma ficha: Leer los asientos contables de una compra.

Preguntas frecuentes#

El proveedor mandó de más. ¿Dónde lo anoto? Escribe la cantidad real encima de la que viene sugerida. No hay tope ni un campo aparte para el excedente.

La factura trae el costo unitario con cuatro decimales y la recepción no me cuadraba. El «Costo unit.» acepta hasta seis decimales, como el valor unitario de una factura electrónica. El importe de cada línea se redondea a centavos y el total de la recepción se arma sumando esas líneas, así cuadra con la factura al centavo. Lo que capturaste se guarda tal cual y se ve, con sus decimales, en la ficha de la recepción.

Llegó un producto que no estaba en el pedido. ¿Cómo lo recibo? Contra pedido solo entran los productos de esa orden. Lo demás se captura aparte, con «Registrar compra».

Ya no va a llegar el resto. ¿Cómo cierro el pedido? En la ficha del pedido, despliega la flecha junto a «Descargar PDF», elige «Cancelar remanente» y escribe el «Motivo». Solo se cancela lo que falta por llegar; lo que ya recibiste se queda como está.

¿Puedo recibir sin abrir la ficha? Sí. En la lista, abre el «⋯» de la fila del pedido y elige «Recibir contra pedido».

Una pieza «para la orden» se quedó en el anaquel. ¿Por qué? Porque en ese instante la orden no la podía recibir —la línea espera aprobación, ya no existe o ya no pide más— o porque quien recibió la marcó «No se usó: al anaquel»; Pitflo lo dijo con su motivo al guardar. Súrtela después desde el «Almacén» de la orden.

La orden ya se entregó o ya se facturó. ¿La pieza va al anaquel? No: su costo va a la orden. Se pidió para ese coche y el cliente ya la pagó. Lo normal es que la entrega ya la haya descargado del almacén sin existencia («en descubierto»): entonces el renglón dice «ya salieron al entregar sin existencia; esta compra les pone el costo», y al recibir la compra completa el costo de esa orden sin pasar por el anaquel. Si la orden todavía la pedía (por ejemplo, se agregó al presupuesto después de entregar), sale directo al recibir, con el costo de esta factura. Si el cliente no la quiso, marca «No se usó: al anaquel» en el renglón de esa orden antes de pulsar «Recibir». Cómo se pide una pieza para una orden: Pedir una pieza para una orden.

¿Dónde quedan todas mis recepciones? En «Recepciones», por páginas, con el mismo buscador «Buscar folio, proveedor o factura…» de la bandeja: busca en el servidor sobre todas, sin distinguir acentos, y con uno o dos dígitos busca el folio exacto. Cómo se maneja cualquier lista: Buscar y filtrar en cualquier lista.