Surtir las refacciones de una orden

Sacas del almacén las piezas de una orden cuando salen del anaquel, no tres días después al facturar, y ves cuánto costó de verdad lo que se usó.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Sacar piezas del almacén a la orden»; lo tienen de fábrica el Administrador, el Asesor de servicio y el Mecánico. La pestaña se ve con «Ver existencias y catálogo de productos».
• Disponible en todos los planes.
• La orden debe tener productos del catálogo en su presupuesto, y el cliente ya debe haberlos aprobado.

Pasos#

1. En Órdenes de trabajo, abre la orden y entra a la pestaña «Almacén».
2. Lee cada línea: lo «Cotizado», lo «Surtido» y lo «Pendiente». Las líneas que el cliente no ha aprobado dicen «por aprobar», «pospuesta» o «rechazada» y salen como «no surtible»; igual las de productos que no llevan existencias. Si en la política del almacén está apagado «Exigir la aprobación del cliente para surtir», las «por aprobar» sí se surten. Si está apagado «Llevar existencias», la pestaña te lo avisa arriba y no ofrece surtir.
3. Pulsa «Surtir lo pendiente».
4. La ventana revisa el anaquel y te dice si hay existencia para todo o en cuántas líneas faltaría. En «Qué surtir» elige «Todo o nada» (sale completo o no se mueve una sola pieza) o «Lo que alcance» (sale lo que hay y lo faltante queda como lista de compra).
5. Pulsa «Surtir lo pendiente» para confirmar.
6. Revisa el resultado: la columna «Surtido» se llena, «Pendiente» baja y al pie lees el «Costo real de lo surtido:».

Resultado#

Las piezas salen del inventario en ese momento y la existencia baja en Inventario. Si elegiste «Lo que alcance» y algo faltó, la ventana te deja la «Lista de compra (faltó)» con lo que hay que conseguir.

Preguntas frecuentes#

¿Qué pasa si entrego sin haber surtido? Con «Surtir lo pendiente al remisionar o al entregar» encendido, al registrar la entrega el sistema descarga solo lo aprobado que faltaba —aunque el almacén no alcance: lo que falta sale «en descubierto» y su costo se completa cuando llega la compra— y lo deja escrito en el «Historial» de la orden como «Piezas surtidas del almacén». Si a alguna pieza le falta existencia, la ventana de la entrega te lo avisa antes. Con el interruptor apagado, la entrega no se bloquea y las piezas quedan pendientes aquí, en la pestaña «Almacén».

¿Y si facturo sin haber surtido? La factura no mueve el inventario: timbrarla no saca ninguna pieza del almacén. Lo aprobado sigue pendiente en esta pestaña y lo surtes con «Surtir lo pendiente» igual que antes de facturar; si no, sale al registrar la entrega. Con la orden ya facturada, la pestaña «Almacén» sigue ofreciendo «Surtir lo pendiente» y «Devolver».

¿Y si remisiono sin haber surtido? Con ese interruptor encendido, la remisión surte lo aprobado que faltaba; si el almacén no alcanza, se detiene con «No hay existencia suficiente.» antes de emitirse. Apagado, te avisa «Faltan piezas por surtir en esta orden.»

¿Por qué no me deja borrar o reducir una línea del presupuesto? Porque ya salieron piezas de esa línea. No puedes dejarla por debajo de lo surtido; la pantalla te lo dice: «Salió más de lo que pide la línea: devuelve la diferencia primero.» Devuelve la pieza con «Devolver» y luego edita. Tampoco se cierra una orden con piezas fuera en una línea que el cliente no aprobó.

No hay existencia suficiente. ¿Qué hago? La misma pantalla te ofrece dos salidas: «Registrar una compra rápida» o «Surtir sin existencia» con su motivo.

Surtí de más. ¿Cómo lo regreso? En la línea, pulsa «Devolver»: la pieza vuelve al almacén al mismo costo con el que salió.