Cómo registrar la compra de un proveedor

Captura la factura del proveedor una sola vez: las piezas entran al inventario con su costo, la cuenta por pagar nace sola —sin contar la compra como gasto— y el comprobante queda guardado con la compra.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Registrar recepciones de compra» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Asesor de servicio).
• Las compras están incluidas desde el plan En marcha. En el plan Arranque la pantalla se ve con candado.
• El proveedor y los productos deben estar dados de alta. Si falta alguno, lo creas desde el mismo buscador con «+ Proveedor nuevo» o «+ Producto nuevo en el catálogo» (pide el permiso «Editar el catálogo de productos»).

Pasos#

1. En Compras, abre el selector de sección de la barra, elige «Recepciones» y pulsa «Registrar compra».
2. En «Proveedor», busca por nombre o RFC y elige al que te vendió.
3. Escribe el folio en «Factura» y ajusta la «Fecha de la factura».
4. En «Líneas», busca el «Producto», elige la «Unidad» en que viene si lo compras por caja o tambo, y escribe la «Cantidad» y el «Costo unit.» (o el «Importe» del renglón). El costo unitario admite hasta seis decimales, como viene en la factura; el importe del renglón se redondea a centavos. Debajo se lee la conversión a la unidad base. Pulsa «+ Agregar línea» por cada renglón de la factura.
5. El costo se guarda sin IVA. La «Tasa de IVA» está siempre a la vista: con ella se calculan el IVA y el total de la factura (16 % de fábrica; 8 % o 0 % para la frontera o lo exento). Si tu factura trae los precios con IVA, enciende «Precios con IVA»: tecleas como viene en el papel y cada línea te enseña su neto.
6. Revisa el «IVA de la factura» y el «Total de la factura»: vienen calculados desde las líneas (líneas + IVA) para que los cotejes con el papel. Si el papel dice otra cifra, escríbela encima: la tuya manda y no se vuelve a tocar; si no cuadra con las líneas, un aviso te dice la diferencia y no te detiene.
7. En «Factura del proveedor», revisa la «Categoría de la compra»: solo ofrece categorías de compra y «Compra de inventario» viene elegida. Ya no hay interruptor: si la compra trae factura —folio o total—, su cuenta por pagar se registra sola al recibir, por el total de la factura, y vence según los días de crédito del proveedor; la categoría clasifica la compra en tus reportes, y el inventario y su costo no se modifican. No es un gasto. Si recibes sin factura —sin folio y con el total borrado—, la compra entra sin cuenta por pagar y la registras después.
8. Pulsa «Recibir».
9. Para guardar el comprobante, abre la compra en «Recepciones» y, en «Facturas y adjuntos», pulsa «Subir archivo»: la factura escaneada o la foto de la pieza que llegó golpeada.

Resultado#

La compra queda en «Recepciones» con su folio y el estado «Vigente», y las piezas ya cuentan en existencias con su costo sin IVA. En la ficha de la compra se lee «Factura registrada»: la cuenta por pagar nace sin pagar, con el total con IVA de la factura. Si la recibiste sin folio ni total, en su lugar verás «Registrar factura del proveedor».

Preguntas frecuentes#

¿Por qué la factura nace sin pagar? Para que el pago caiga en el día en que de verdad salió el dinero. La pagas después desde Compras › «Cuentas por pagar», completa o en abonos; ahí vive su ficha con «Ver factura». En Gastos no aparece: la compra de mercancía no es un gasto.

Me dice «Esa factura del proveedor ya se capturó.». ¿Qué hago? El sistema no deja tener dos compras vigentes con la misma factura del mismo proveedor. Búscala en «Recepciones» por su folio: ya está ahí. Una compra cancelada no cuenta: su folio se puede volver a capturar.

El aviso dice que la factura no cuadra. ¿Se guarda de todos modos? Sí. El aviso está para cazar el renglón olvidado: revisa si falta una línea. Si la diferencia es de centavos, es redondeo del IVA.

Tengo el XML de la factura. ¿Tengo que teclear todo? No. Con «Leer XML» se llenan el proveedor, el folio, las líneas y el IVA.

Recibí sin factura y ahora ya la tengo. No hace falta volver a capturar: en «Recepciones», el «⋯» de esa compra —y su ficha— ofrecen «Registrar factura del proveedor», que la registra igual que lo habría hecho la captura. Se cuenta en Registrar después la factura del proveedor de una compra.