Armar una orden de compra desde los faltantes

Convierte lo que les falta a tus órdenes en pedidos listos, uno por proveedor, para salir a comprar sin hacer la lista a mano.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Registrar recepciones de compra» (lo tienen de fábrica el Administrador y el Asesor de servicio). Para asignarle proveedor a un producto desde el mismo diálogo hace falta además «Editar el catálogo de productos».
• Las órdenes de compra están incluidas desde el plan En marcha. En el plan Arranque la pantalla se ve con candado.
• Cada producto se agrupa con su proveedor habitual. Los que no tienen uno se asignan en el paso 4.

Pasos#

1. En Inventario, revisa la lista «Por surtir», arriba de las existencias: cada producto con lo «Pedido», la «Existencia», lo que «Falta» y las «Órdenes» que lo piden.
2. Entra a Compras. En «Órdenes de compra», abre la flecha «Más acciones», junto a «Nueva orden de compra», y elige «Generar desde faltantes».
3. Revisa los pedidos que propone «Órdenes de compra desde faltantes»: uno por proveedor. Lo que piden varias órdenes viene junto en una sola línea, con sus folios, y ya descontado lo que viaja en otro pedido.
4. Si abajo aparecen productos sin proveedor habitual, pulsa «Asignar proveedor» en cada uno y elige a quién se lo compras. El producto pasa al pedido de ese proveedor.
5. Pulsa «Emitir OC» en cada proveedor al que le vas a pedir.
6. Pulsa «Cerrar».

Resultado#

Cada pedido aparece en «Órdenes de compra» con su folio, el estado «Pendiente», lo que falta por llegar y su monto: «Subtotal» (lo pedido por el costo estimado, sin IVA) y «Total estimado» (el subtotal más el IVA con la tasa de IVA de tu empresa; 16 % de fábrica), para cotejarlo con la factura del proveedor. Ábrelo y pulsa «Descargar PDF» para mandárselo al proveedor: la ficha y el PDF repiten los dos montos, y «Exportar» baja la lista a Excel con las columnas que tengas visibles. El pedido no mueve existencias: las piezas entran hasta que las recibes.

La misma ficha lleva la cuenta del dinero. Abajo, en «Por pagar», enseña lo «Facturado», lo «Pagado» y lo que falta por pagar, y cada factura del proveedor con su «Recepción», su «Vence», su «Saldo», su «Estado» y el botón «Registrar pago»; la entrega cuya factura todavía no está registrada aparece «Sin factura» con «Registrar factura del proveedor». Mientras no recibes nada, el bloque dice «Sin recepciones vivas: todavía no hay nada que pagar.». Cómo se ve y se paga todo lo que debes, orden por orden: Ver y pagar lo que debes por orden de compra. Más abajo, «Asientos contables» enseña el asiento de cada hecho de la orden —la compra al recibir, cada pago, cada nota de crédito— con la cuenta de tu contador o «Sin cuenta» si falta mapearla: Leer los asientos contables de una compra.

Preguntas frecuentes#

¿La lista «Por surtir» aparta las piezas para cada orden? No. Es solo informativa: no aparta piezas ni bloquea nada. Si dos órdenes piden la misma pieza y solo hay una, la lista te enseña las dos órdenes y tú decides a cuál se va.

¿Puedo levantar un pedido que no venga de los faltantes? Sí. Pulsa «Nueva orden de compra», elige el «Proveedor», agrega cada «Producto» con su «Cantidad» y su «Costo estimado (sin IVA)» —tecléalo sin IVA: el total estimado se lo suma—, y pulsa «Emitir la orden». Cada producto va en un solo renglón.

Me equivoqué al emitir el pedido. ¿Puedo corregirlo? Sí, mientras esté «Pendiente» y no tenga recepciones: en su ficha, despliega la flecha junto a «Descargar PDF» y elige «Editar orden» para cambiar el proveedor, las líneas —cantidad, costo estimado, agregar o quitar— y las notas. Si ya recibiste algo contra ese pedido, solo cambian las notas (y el reparto de cada línea, con «Editar reparto»); lo demás queda como se recibió, y el cuadro lo dice. Cada cambio queda en la bitácora.

El diálogo no propone ningún pedido. ¿Por qué? Porque contesta «Nada que pedir: los faltantes están cubiertos o ya viajan en una orden pendiente.»: lo que piden las órdenes alcanza con lo que hay en el anaquel, o ya lo pediste y ese pedido sigue en «Pendiente».

No veo la lista «Por surtir» en Inventario. Solo aparece cuando hay algo aprobado en las órdenes vivas que no alcanza con lo que tienes.

Tengo cientos de pedidos. ¿Cómo encuentro uno? La lista «Órdenes de compra» va por páginas con todos tus pedidos, y el buscador «Buscar folio, proveedor o factura…» busca en el servidor sobre todos ellos —por folio, proveedor o el folio de factura de cualquiera de sus recepciones—, sin distinguir acentos; si escribes solo uno o dos dígitos, busca el folio exacto. Cómo se maneja cualquier lista: Buscar y filtrar en cualquier lista.