Hacer una cotización rápida sin abrir orden

Cotizas antes de que exista la orden —con marca, modelo y año bastan—, le mandas al cliente un enlace con vigencia y, cuando diga que sí, conviertes la cotización en orden o en cita con todo lo cotizado.

Antes de empezar#

• El Cotizador es un complemento contratado aparte: exige el plan «En marcha» o superior y lo prende Pitflo para tu empresa. Sin él, «Cotizaciones rápidas» no existe en el menú.
• Necesitas, del módulo «Cotizador», el permiso «Crear, editar, enviar, duplicar, borrar y convertir las cotizaciones rápidas; también el precio sugerido al presupuestar una orden». Lo tienen de fábrica el Administrador y el Asesor. Para convertir, además, «Crear órdenes de servicio» o «Agendar citas», y «Dar de alta clientes y vehículos» si el cliente o el vehículo nacen ahí.
• El cliente y el vehículo no se dan de alta al cotizar: solo cuando la cotización se convierte en orden o en cita.

Pasos#

1. En Operación, abre «Cotizaciones rápidas» y pulsa «Nueva cotización». También puedes abrirla con la flecha junto a «Nueva orden», «Nueva cita» o «Nuevo cliente» —la opción «Cotización rápida»— y desde la ficha de un cliente, donde nace ligada a él y a uno de sus vehículos.
2. Elige la «Marca» y el «Modelo» del catálogo vehicular —empieza a escribir y aparecen; si el coche no está, escríbelos tal cual y queda «Fuera de catálogo»— y, si lo sabes, el «Año (opcional)»; elige la «Gama del vehículo»; en «Contacto (opcional)», el «Nombre» y el «Teléfono»; ajusta los «Días de vigencia» —7 de fábrica, de 1 a 90— y pulsa «Crear cotización».
3. En el detalle, pulsa «Agregar concepto» y elige el «Tipo»: «Producto», «Servicio», «Paquete» o «Concepto libre». Búscalo en tu catálogo o, en el concepto libre, escribe su «Descripción», su «Categoría de venta» y, si aplica, el «Costo del tercero, sin IVA (opcional)».
4. Escribe la «Cantidad». El «Precio unitario (sin IVA)» nace con el sugerido y debajo lees «Sugerido: $… por unidad, sin IVA · el renglón completo al cliente, $… con IVA.» Cámbialo si quieres; «Usar sugerido» vuelve a él.
5. Si capturas tus precios con IVA, enciende «Capturo el precio con IVA»: el campo pasa a «Precio unitario (con IVA)» y se guarda sin IVA, convertido una sola vez. Nace como lo tiene tu política comercial.
6. En un producto que vendes instalado, enciende «Se vende instalado» y escribe «Horas MO» y «Tarifa por hora»: van dentro del precio de la línea. Pulsa «Agregar concepto» y repite por cada concepto.
7. Con todos los conceptos, pulsa «Enviar al cliente»: se abre «Enlace de CT-…». Pulsa «Copiar» y pégalo en WhatsApp o en un correo. La vigencia empieza a correr en ese momento.
8. Cuando el cliente diga que sí —te llega el aviso «… dijo «Me interesa» en la cotización CT-…»—, pulsa «Convertir»: elige «Orden de trabajo» si el vehículo está en el taller o «Cita» si viene después; decide si el cliente se da de alta con lo capturado o si «Ya es cliente»; y pulsa «Crear la orden» o «Agendar la cita».

Resultado#

La lista enseña cada cotización con su estado —«Borrador», «Enviada», «Aceptada», «Vencida», «Convertida en orden» o «Convertida en cita»—, su total, cuándo se envió, cuándo vence y cuándo la vio el cliente por primera vez. Al convertirla, líneas y precios pasan tal cual al presupuesto de la orden —o al de la orden que la cita abre al llegar— y el detalle ofrece «Ver la orden».

Preguntas frecuentes#

¿Puedo corregir una cotización ya enviada? No: lo enviado se congela, porque el cliente acepta la versión que vio. Pulsa «Duplicar»: la copia nace en borrador con los precios de hoy —conserva el costo real y las horas técnico que capturaste— para que la revises y la envíes.

¿Qué pasa al vencer? Pasados los días de vigencia desde el envío, la cotización se marca «Vencida» sola y el cliente ya no puede decir «Me interesa». No se convierte: duplícala y reenvíala.

¿Veo mis costos? Con «Ver costo de compra y valuación del almacén», al agregar un producto, servicio o paquete capturas el «Costo real de la pieza» o el «Costo de piezas del paquete» y las «Horas técnico»; ves el margen real de lo que tecleas y «Ver cómo se calculó» completo. Vaciar el costo real vuelve al del catálogo. Nada de esto viaja al cliente.

¿Y si la pieza no está dada de alta en el catálogo? En el tipo «Producto», en «Pieza» elige «Pieza por subcategoría»: busca la «Categoría de la pieza» y la «Subcategoría de la pieza» de tu árbol de productos, escribe la «Descripción» y la «Cantidad». El precio sugerido sale del Cotizador con el costo base, el margen y las horas de esa subcategoría, sin dar de alta el producto; si la vendes instalada, enciende «Se vende instalado» y las «Horas MO» llegan de la subcategoría (puedes cambiarlas). El concepto libre no toma el Cotizador: se calcula con el «Costo del tercero, sin IVA (opcional)» que escribas.

¿Y si un concepto no trae sugerido? La línea lo dice —«Falta el costo en el catálogo: captura el precio a mano.», «Faltan parámetros del Cotizador (…)»— y la capturas igual. Una pieza de tu marca sin precio de la empresa dice «Sin precio de la empresa» y el precio queda vacío hasta que lo escribas.

¿Dónde veo cuántas mando y cuántas se convierten? En Indicadores, el bloque «Cotizaciones rápidas»: «Enlaces enviados», «Abiertas por el cliente», «Dijeron «Me interesa»» y «Pasaron a orden o cita».

¿Por qué no abro el enlace desde aquí? Porque cada apertura cuenta como vista del cliente. Lo que tú necesitas está en «Descargar PDF» y en el panel «Enlace del cliente», que dice cuándo se envió, cuándo vence y «Vistas del cliente».

¿Qué muestra «Convertida en cita»? Que la cita existe y, al llegar el vehículo, abrirá la orden con este presupuesto; mientras, el detalle ofrece «Ver en la agenda», que abre la agenda en el día de la cita.