Llevar la ficha de un contacto: empleo, licencia y papeles

Cada persona de tu operación tiene su ficha, entre al sistema o no, y Pitflo te avisa cuando su licencia o un papel suyo está por vencer.

Antes de empezar#

• Los contactos viven en Cuenta › «Usuarios», pestaña «Contactos». Administrarlos pide «Gestionar usuarios de la flotilla y sus accesos».
• La «Tarifa por hora» es nómina: se ve con «Ver la tarifa por hora del contacto, que es nómina», y aun así solo con clic.
• Renovar o borrar uno de sus papeles pide además «Editar documentos y sus vencimientos» o «Borrar documentos»: sus renovaciones son documentos de la flotilla, como los de una unidad.

Pasos#

1. En Cuenta › «Usuarios», entra a «Contactos» y abre a la persona.
2. Pulsa «Editar» para corregir «Nombre», «Teléfono», «Móvil», «Correo de contacto», «Notas» y la «Foto de gafete».
3. En «Empleo», llena «Número de empleado», «Puesto», «Fecha de ingreso», «Fecha de baja» y, si te corresponde, la «Tarifa por hora (pesos)».
4. En la licencia, llena «Número», «Clase», «Estado que la expide», «País» y «Vence». Con «Vence» lleno, Pitflo avisa cuando faltan 30 días o menos y cuando ya venció. Si ya sabes que se está tramitando, en «Aviso» pulsa «Posponer aviso», elige hasta qué día y escribe por qué: el aviso se calla hasta ese día y la fecha de vencimiento no cambia. «Quitar pausa» lo vuelve a encender.
5. En «Renovaciones», pulsa «Agregar renovación» para cada papel que vence —el examen médico, el tarjetón, un curso—: elige su «Tipo», y llena «Nombre del documento», «Vence», «Notas» y sus archivos (hasta diez). Los tipos son los de personas de Configuración › «Catálogos», con su anticipación del aviso y cada cuánto se renuevan. El examen médico nace confidencial —los que ya tenías también lo son—: solo lo ve quien tiene «Ver los documentos marcados como confidenciales», así que si lo registras sin ese permiso, su papel deja de aparecerte en Documentos. El tarjetón y los cursos se ven como cualquier documento.
6. Si quieres que capture desde su teléfono, pulsa «Invitar a la app».

Resultado#

La ficha queda completa, con su «Actividad» y sus renovaciones en el semáforo de vencimientos de la flotilla: cada renovación avisa cuando se acerca su fecha, como un papel de unidad, y aparece también en Documentos › «Renovaciones». La licencia avisa igual, aunque no aparece en Documentos: vive en la ficha.

Preguntas frecuentes#

¿Cómo renuevo un papel que ya venció? En «Renovaciones», pulsa «Renovar» en su renglón: Pitflo propone la fecha nueva sumando la recurrencia del tipo a la fecha anterior; ajústala si hace falta y confirma. Para cambiarle los archivos, posponer el aviso o ver su historial, pulsa «Abrir documento».

Borré una renovación y el papel sigue en Documentos. Es lo esperado: «Borrar» quita la obligación con su fecha y su aviso; el documento se queda en Documentos, de donde lo puedes borrar también.

¿A quién le llega el aviso de su licencia o de sus papeles? A quien administra a las personas de tu flotilla, con «Gestionar usuarios de la flotilla y sus accesos», y a quien la vigila. También a la propia persona: si tiene cuenta, en su campana y su correo (y en su teléfono si lo enciende); si no tiene cuenta, en su «Correo de contacto». A quien administra a las personas, el aviso le abre la ficha de la persona. Si la archivas, sus papeles y su licencia dejan de avisar.

¿Puedo sacar la tarifa por hora en el Excel? Sí, si tienes «Ver la tarifa por hora del contacto, que es nómina»: en «Contactos», abre «Más» y elige «Exportar con tarifa por hora». Sale con las columnas que tienes a la vista más la tarifa; en la lista no se pinta nunca.

Tengo a la misma persona dos veces. En «Más», elige «Fusionar» y busca a quién conservar: las renovaciones y las referencias del origen pasan al destino. Es irreversible, y solo se fusiona con un contacto sin cuenta.

¿Qué pasa si lo archivo? Sale de los selectores y de las listas operativas; se conserva todo y se puede «Restaurar». Si tenía cuenta, además se da de baja, se cierran sus sesiones y se le retiran sus unidades. Restaurar no reactiva su cuenta: son dos actos.

Esta persona no entra al sistema. Es lo normal para muchos choferes: la ficha dice «Esta persona no entra al sistema. Puedes invitarla con correo o sin buzón.»

Con la prueba vencida no me deja subir la foto. Con la prueba vencida no se suben archivos; lo demás de la ficha se guarda.