Revisar las excepciones de cargas, gastos y compras

Lo que salió de lo normal no se pierde: alguien lo mira, lo explica o lo corrige, y queda la constancia.

Antes de empezar#

• Ves las excepciones de lo que tu rol puede ver: quien no ve lecturas de medidor no ve las de lectura, por ejemplo.
• «Justificar» lo puede hacer quien ve la fila. Las acciones que corrigen —anular, cancelar, ajustar— piden el permiso de la captura que corrigen.

Pasos#

1. En el menú, entra a Costos y compras › «Costos» y elige la sección «Excepciones».
2. Filtra por «Tipo»: «Carga», «Transacción de tarjeta», «Gasto», «Orden de compra», «Traspaso» o «Lectura de medidor».
3. Lee cada fila: la «Fecha», el «Motivo» —por ejemplo «Carga sin ticket», «Rendimiento fuera de rango», «Gasto sin proveedor» o «Salto de medidor»— y su severidad.
4. Si todo está bien, abre el menú «⋯» de la fila, elige «Justificar», escribe «Por qué está justificada» y guarda.
5. Si hay que corregir, elige en el mismo menú la acción que ofrece la fila: «Anular la carga», «Crear la carga», «Descartar la transacción», «Cancelar el gasto», «Cancelar lo que falta por recibir», «Ajustar el faltante» o «Anular la lectura».

Resultado#

La excepción sale de las abiertas como «Justificada» o «Confirmada», con quién la atendió y por qué.

Preguntas frecuentes#

¿Qué reglas generan excepciones? Entre otras: rendimiento o precio fuera de rango, cargar más de lo que cabe en el tanque, carga sin kilometraje o sin ticket, dos cargas el mismo día, transacción de tarjeta sin carga o con importe distinto, gasto muy por encima de su promedio, orden de compra vencida sin recibir, traspaso recibido de menos y captura lejos del proveedor.

¿Me avisa cuando aparece una? Sí, a quien administra la flotilla y a quien vigila lo que la causó. El aviso dice de qué es —por ejemplo «Gasto capturado sin proveedor» o «Orden de compra vencida sin recibir»— y al pulsarlo abre esta bandeja filtrada por su tipo, con esa excepción marcada como «Del aviso». La de una carga abre la carga en la pestaña «Combustible» de su unidad.

¿Puedo mover los umbrales? Sí, en Configuración, sección «Ajustes de combustible y compras».

La bandeja está vacía. «Nada fuera de la norma»: cuando una captura no cuadre con lo que se espera, aparecerá aquí.