Armar un motor pool para prestar unidades

Tu pool queda listo para que la gente pida unidades prestadas y se aprueben solas o con firma, según tus reglas.

Antes de empezar#

• Un pool es la política con la que se presta una unidad: aprobación, ventanas, tarifas y llaves. Cada unidad vive en un solo pool a la vez.
• Configurarlo pide «Editar asignaciones y reservas ajenas». De fábrica lo traen el Administrador de flotilla y el Supervisor de flota. Las tarifas se ven con «Ver el contracargo interno del motor pool».

Pasos#

1. En Configuración, entra a la sección «Motor pool» y pulsa «Nuevo pool».
2. Escribe el «Nombre» y la «Descripción», y decide sus reglas: «Exigir aprobación», «Exigir motivo del viaje», «Exigir odómetro al recoger y devolver» y «Exigir «¿a qué se carga?»».
3. Ajusta los límites: «Gracia antes del no-show (minutos)», «Duración máxima (horas)», «Anticipación máxima (días)», «Anticipación mínima (minutos)» y «El solicitante cancela hasta (minutos antes)». Si usas listas de revisión, elige el «Checklist de salida» y el «Checklist de regreso».
4. En «Proveedor de llaves» queda «Manual (llave física)»; escribe en «Dónde está la llave» dónde se recoge. Pulsa «Guardar».
5. Abre el pool en la lista. En «Unidades del pool» pulsa «Agregar una unidad» por cada unidad que se presta.
6. En «Ventanas de auto-aprobación» pulsa «Agregar ventana» y elige días y horas: una reserva que cae completa dentro de ellas se aprueba sola.
7. Si solo ciertas personas entran a esa auto-aprobación, agrégalas en «Solicitantes autorizados» con «Agregar persona autorizada». Sin lista, entra cualquiera que alcance el pool.
8. Si el préstamo se cobra entre áreas, en «Tarifas internas» pulsa «Nueva tarifa»: «Nombre», «Nivel» —«Por cuenta», «Por pool» o por unidad—, «Por día», «Por hora», «Por kilómetro», «Corte del tiempo», «Mínimo» y «Km incluidos por día».

Resultado#

El pool aparece en la lista con su aprobación y su proveedor de llaves, y sus unidades ya se pueden reservar desde Activos › «Motor pool».

Preguntas frecuentes#

¿Qué tarifa se aplica si hay varias? Primero la de la unidad, luego la del pool y al final la de la cuenta. La que gane se congela al recoger.

Sin tarifas, ¿funciona? Sí. «Sin tarifas: el pool presta y no cobra»; las reservas se cierran igual, con sus horas y sus kilómetros.

Este mes el pool no presta. En el menú «⋯» de su fila elige «Pausar el pool»: no nacen reservas nuevas y lo ya aprobado sigue su curso. «Reanudar» lo regresa.

¿Qué pasa si elimino un pool? Antes de hacerlo, Pitflo te dice lo que arrastra: se cancelan las reservas aprobadas, se rechazan las pendientes y las unidades quedan libres. Lo histórico se conserva. Si una unidad del pool anda en la calle, no te deja eliminarlo.

¿Cuándo conviene «Exigir «¿a qué se carga?»»? Solo si el pool cobra: pedir centro de costo donde nadie cobra es fricción sin valor.