Que no se te pase un seguro ni una verificación

Tienes en una sola lista lo que ya venció y lo que vence pronto, y el aviso te llega antes de que sea tarde.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Ver los documentos de la unidad y de la flota» para ver la lista; para renovar, posponer o archivar hace falta además «Editar documentos y sus vencimientos». Sin ese permiso tampoco aparecen las casillas para marcar varias.
• Casi toda renovación nace de un papel guardado con «Tiene vencimiento» y su fecha; las de «Garantía» entran solas. Sin fecha no hay reloj que corra.

Pasos#

1. En Documentos, entra a la pestaña «Renovaciones».
2. Acota con los tres filtros de la barra: «Estado del vencimiento» —«Abiertas», «Pospuestas» o «Archivadas»—, «Tipo» y «Grupo».
3. Lee cada fila: de quién es el papel, el tipo de papel debajo, la fecha en «Vence» y el semáforo en «Estado»: «Vigente», «Vence en ≤30 días» o «Vencido».
4. Cuando ya renovaste el papel, abre el menú de la fila y elige «Renovar»: captura el «Nuevo vencimiento» —Pitflo lo propone con la recurrencia del tipo— y pulsa «Renovar». Se cierra el ciclo actual y se abre el siguiente.
5. Si hoy no puedes atenderlo, elige «Posponer»: pon la fecha en «Posponer hasta», escribe el «Motivo» —sin él no se guarda— y confirma. Silencia el aviso y no mueve la fecha: la fila sigue marcando su estado real.
6. Para atender varias a la vez, marca sus casillas. La barra de abajo ofrece «Posponer», «Cambiar vencimiento» y «Archivar», y «Reactivar» cuando marcaste alguna pospuesta; si una acción no aplica a todas las marcadas, el botón dice a cuántas. Con «Seleccionar las N del filtro» la acción alcanza a todas las del filtro, no solo a las de la página; ese enlace sale cuando el filtro trae 500 o menos. Llena lo que pida cada una —la fecha y el «Motivo»— y confirma.
7. Para verlo de un vistazo, abre Indicadores: la tarjeta «Renovaciones» del tablero trae «Vencidos» y «Por vencer».

Resultado#

Ningún papel se queda sin dueño ni sin fecha: la lista dice qué hay que renovar, el semáforo dice qué tan urgente es y el aviso llega solo.

Preguntas frecuentes#

¿Me llega por correo? Sí. «Renovación por vencer» y «Renovación vencida» salen por la campana y también por correo de fábrica. Si prefieres solo la campana, apágalo en Configuración, en «Notificaciones», dentro de «Mis avisos».

¿Posponer cambia la fecha? No. Posponer silencia el aviso; el vencimiento real no se mueve y el semáforo lo sigue diciendo. Para mover la fecha hay que renovar. Si te arrepientes, el mismo menú trae «Reactivar».

¿Puedo dejar de seguir una obligación que ya no aplica? Sí: en el menú de la fila, «Archivar». Te pide el «Motivo», deja de avisar y sale del semáforo; el motivo y el historial se quedan.

¿Qué hace cada acción en lote? «Posponer» silencia el aviso hasta la fecha que pongas, con su motivo. «Reactivar» quita la pausa: vuelven a avisar según su vencimiento. «Cambiar vencimiento» pone a todas la misma fecha, pero no cierra el ciclo: para eso está «Renovar», una por una. «Archivar» deja de seguirlas, con su motivo.

Algunas no se actualizaron. Al terminar, Pitflo dice cuántas se actualizaron y cuáles quedaron fuera y por qué. Las archivadas no se pueden marcar: ya no admiten acciones en lote.

¿Puedo sacar la lista completa? Sí. En Indicadores, en la «Biblioteca de reportes», el reporte «Renovaciones» trae los vencimientos de unidades, contactos y herramienta, con sus filtros y su exportación.