Usar la biblioteca de reportes de tu flotilla

Abres cualquier reporte de la biblioteca, lo acotas al periodo y a las unidades que te importan, lo agrupas, lo recorres completo y te lo llevas en Excel, CSV o PDF, o programas que te llegue por correo.

Antes de empezar#

• Necesitas el permiso «Ver indicadores y reportes». Cada reporte pide además el permiso de ver el dato que enseña: el de combustible, el de órdenes, el de gastos… Si te falta uno, el reporte no abre y te dice cuál.
• Las columnas de dinero piden «Ver el dinero en tableros y reportes»; sin él, el reporte se abre sin esas columnas y el pie te dice qué celda falta.
• Disponible en todos los planes.

Pasos#

1. En «Indicadores», entra a la pestaña «Biblioteca de reportes». Los reportes van por familia: costo y propiedad, combustible y energía, utilización y asignación, mantenimiento, problemas e inspecciones, inventario y compras, documentos y cuenta.
2. Abre el reporte. Sin elegir periodo ves los últimos 24 meses; cámbialo en la tira de «Periodo» —«Hoy», «Últimos 7 días», «Últimos 30 días», «Este mes», «Mes anterior», «Trimestre», «Año», «Últimos 24 meses»— o escribe las dos fechas.
3. Acota con «Filtros»: cada regla es una columna, un comparador y un valor, y puedes combinarlas con «Y» u «O». Lo que filtras se aplica al reporte, a sus totales y a lo que exportas.
4. Si quieres verlo por cubetas, elige una agrupación en «Agrupar por» —unidad, grupo, tipo de unidad, mes, proveedor o la que el reporte admita—. Cada renglón trae su cubeta y cuántas filas suma; la cubeta sin valor se llama «Sin valor» para que la suma de los renglones siga dando el total.
5. Recorre las filas con «Anterior» y «Siguiente» al pie; el pie dice cuántas filas tiene el reporte y cuántas unidades incluye. Ordena pulsando el encabezado de la columna.
6. Para llevártelo, pulsa «Exportar» y elige «Excel», «CSV» o «PDF», con «Las visibles» o «Todas» las columnas. Hasta 5,000 filas el archivo baja al momento. Arriba de 5,000 filas el archivo se arma en segundo plano y llega como Excel —también si pediste CSV o PDF—: lo encuentras en «Mis descargas» y la campana te avisa cuando está listo.
7. Si lo vas a volver a abrir, pulsa «Guardar vista»: la vista conserva el reporte con su periodo, sus filtros, su agrupación y sus columnas, y aparece en «Mis vistas».
8. Si lo quieres por correo cada semana o cada mes, en la pestaña «Envíos programados» pulsa «Nuevo envío», elige el reporte, el periodo relativo, el formato, el día y la hora, y a quién le llega. Cada persona recibe el reporte con lo que su permiso le deja ver: las que ven lo mismo (el mismo alcance de unidades, las mismas columnas y el mismo idioma) comparten un archivo, y cada grupo tiene su propio enlace. Hasta 8 MB el archivo llega adjunto; arriba, el correo te lleva a tu archivo, y en la pestaña «Descargar» aparece solo en los que son tuyos. Si alguien apagó los avisos por correo en su perfil, el envío tampoco le llega, como cualquier otro aviso.

Resultado#

Tienes el reporte completo del periodo —sin tope de filas ni cifras a medias—, con los mismos números que ves en el tablero y en las pantallas de cada módulo, y una forma de bajarlo o recibirlo sin volver a armarlo.

Preguntas frecuentes#

¿Los números del reporte son los mismos que los de las pantallas? Sí. El costo por proveedor suma lo que también suma la ficha del proveedor —incluido el trabajo subcontratado de tus órdenes internas—, una carga sin importe no cuesta hasta que lo completes, igual que en el tablero, y los kilómetros del periodo respetan los cambios de tablero del odómetro.

Abrí el reporte con un periodo largo, ¿me faltan filas? No. El reporte se calcula completo sobre todo el periodo que elijas; no hay un tope de filas que lo recorte. Si el reporte es muy grande, bajarlo a Excel toma un momento más y llega a «Mis descargas».

¿Qué pasa con una vista o un envío que guardé con filtros? Los filtros se aplican: el reporte, el archivo y el correo salen acotados como los guardaste.

El reporte de contracargos no suma lo mismo que la lista de contracargos. Revisa «Cortar por». El reporte «Contracargos de motor pool» corta el periodo igual que la lista: por «Cierre de la reserva» de fábrica, y en «Cortar por» puedes elegir «Emisión». Con el mismo corte y el mismo periodo, los dos dicen lo mismo. Al cortar por emisión no entran los borradores, que aún no tienen fecha de emisión.

¿Puedo abrir una fila agrupada? Sí: desde un renglón agrupado, «Explorar» abre solo las filas de esa celda. El valor del grupo (el proveedor, la unidad, el mes…) entra como un filtro más, junto con el periodo y los filtros que ya tenías, y el título del detalle dice la columna y el valor. Si el detalle no tiene esa columna, se abre el mismo reporte acotado a la celda; nunca un detalle sin filtrar.

¿Dónde están los archivos que exporté antes? En «Mis descargas», dentro del menú de tu avatar. Los archivos se conservan siete días.