Administrar un documento: archivos, destinos y confidencial

Un mismo papel —la póliza de flotilla, el permiso de carga— vive una sola vez y se adjunta a todo lo que cubre.

Antes de empezar#

• Editar archivos y destinos pide «Editar documentos y sus vencimientos»; borrar, «Borrar documentos». De fábrica los traen el Administrador de flotilla, el Supervisor de flota y el Responsable de unidades.
• Ver los documentos confidenciales pide «Ver los documentos marcados como confidenciales»: sin él no aparecen en listas, búsquedas ni conteos.

Pasos#

1. En Obras y documentos › «Documentos», abre el documento.
2. En «Archivos», pulsa «Agregar archivo» para subir el escaneo o la foto. Caben hasta 10; para quitar uno, usa «Quitar» en su fila.
3. En «Adjunto a», pulsa «Adjuntar a…» y elige a qué se adjunta: «Solo la unidad», «Toda la flotilla», un «Grupo», un «Tipo de activo» o una «Persona».
4. Para soltarlo de un destino, pulsa «Desprender» en esa fila; para soltarlo de todos, «Desprender de todos». El papel no se borra: se queda en el repositorio sin destino.
5. En el menú «⋯» de la ficha, «Marcar confidencial» lo esconde a quien no tiene el permiso; «Quitar confidencial» lo regresa.

Resultado#

La ficha dice cuántos destinos tiene, qué archivos guarda y, en «Renovaciones», su «Vence» y si es el «Ancla de la obligación».

Preguntas frecuentes#

No me deja desprender un destino. Ese papel ancla una renovación abierta: «Ancla la obligación: no se puede desprender». Renueva o archiva la renovación primero.

¿Puedo guardar el documento sin archivo? Sí. Un documento sin archivo es válido y la ficha lo marca «Sin archivo».

Dice «Se borra el…» o «Se borra al renovarse». Es su borrado automático: el primero dice la fecha; el segundo, que se borrará cuando se renueve la obligación de la que es el papel vigente. Mientras sea el vigente, no se borra.

Registré el examen médico de una persona y ya no lo veo. El examen médico nace confidencial, y los que ya existían también se marcaron así: solo lo ve quien tiene «Ver los documentos marcados como confidenciales». Sin ese permiso no aparece en listas, búsquedas ni conteos, aunque lo hayas registrado tú. El tarjetón, los cursos y los demás papeles de las personas nacen normales.

Lo borré por error. Sale del expediente y tienes 30 días antes de que se borre de forma definitiva.